Clases dirigidas, estudios y boxes
Los socios preguntan por plazas y el agente les ofrece las clases que aún tienen sitio. Cuando una sesión se llena, deja de ofrecerse.
Gimnasios
En un gimnasio, Aipiter une el WhatsApp del centro con el horario semanal de clases y su aforo, las sesiones de prueba y la ficha de cada socio. El agente de IA responde con el horario publicado y aparta plazas con la confirmación del socio, y recepción consulta en el CRM, socio a socio, sus reservas y sus conversaciones.
Jornada en el centro
Una jornada en un centro con clases dirigidas mañana y tarde, contada en seis horas.
La sesión de las siete se llenó anoche. En la agenda sale «Completa», y el agente dejó de ofrecerla en cuanto se ocupó la última plaza.
Recepción repasa las reservas de la noche, cada una con su plaza ya apartada, y escribe a quien hace falta desde su conversación.
Una persona que aún no es socia pregunta si puede venir a una clase. El agente le propone las sesiones de prueba publicadas para esa semana y le prepara la reserva.
Un socio escribe que no llegará a la clase de las siete de la tarde. El agente prepara la anulación, él la confirma y esa plaza vuelve a ofrecerse a los demás.
Darse de baja de un servicio no lo tramita el agente: deja la conversación al equipo, que la encuentra en «Necesitan atención» con todo lo que el socio contó.
Llega una reserva para la primera clase del día siguiente. La plaza deja de ofrecerse a otros y recepción la revisará al abrir.
Seis tareas de recepción en un centro con clases, junto a la parte de Aipiter que las resuelve.
Cada clase tiene su horario semanal, su sala o instructor principal, su tarifa y su aforo. Una sesión llena sale como «Completa» y desaparece de las opciones del agente. En el catálogo se cuentan de un vistazo las clases con plazas, las que van por las últimas y las completas.
Cuando un socio anula por WhatsApp y confirma, su reserva pasa a «Cancelada» y la plaza vuelve a ofrecerse. Si cambia de hora, la reserva se mueve y libera la de antes. Una plaza solo se aparta si queda alguna, así que dos socios no pueden quedarse con la última a la vez.
Las sesiones de prueba se publican fecha a fecha, con su hora y su capacidad, y el agente solo ofrece esas. Si una deja de estar disponible para nuevas solicitudes, sigue en la lista sin ofrecerse. Qué pasa con cada solicitud se explica en citas y reservas.
Cada sala o instructor es un recurso, con sus horas y su capacidad por defecto. Las sesiones de una clase salen de su horario semanal, hasta 56 días por delante. Un horario de temporada se prepara sin prisa y se publica el día que empieza.
La ficha de cada socio reúne sus reservas, con su estado, y los chats de WhatsApp de donde salieron. En las listas, su teléfono sale oculto. Todo se guarda en el CRM, junto a las tareas del equipo.
Las bajas de un servicio, las reclamaciones, los recibos y las devoluciones las atiende siempre alguien del equipo, que recibe la conversación con un resumen del agente; al socio le llega un texto fijo que se lo dice. Cómo se reparten esos chats en recepción: atención al cliente.
Primer día
Uno de preparación y dos que se repiten en cada reserva.
Pasamos a Aipiter tus clases con su horario semanal y su aforo, las salas o instructores y las sesiones de prueba que ofreces.
El agente contesta horarios y plazas, ofrece las clases con sitio y deja la reserva lista para que el socio la acepte con un botón.
Cada reserva aparece en la agenda con su plaza apartada y en la ficha del socio. Recepción escribe a quien haga falta desde su conversación.
Aipiter no cobra cuotas, no lleva domiciliaciones y no abre tornos. Si ya tienes un programa para eso, sigue igual.
Aipiter se queda con lo que pasa por WhatsApp: las dudas de horario, las reservas de clase y las sesiones de prueba, con cada socio en su ficha.
Si tu centro tiene grupos cerrados, como un pilates de lunes y miércoles, la pestaña «Sus clases» de la ficha guarda en cuáles está cada socio, con su primer día y, cuando toque, el último.
Esa inscripción no apunta pagos: solo dice a qué grupo va cada persona y desde cuándo.
La agenda, el catálogo y los recursos son de los papeles «Administración» y «Gestión». Un instructor con el papel «Atención» entra en las conversaciones y en las fichas de los socios, con sus reservas, pero no toca el horario.
Así el horario de clases lo cambian pocas personas, y los instructores pueden contestar a sus alumnos.
Un estudio de pilates o de yoga vive de clases con pocas plazas. Cada sesión tiene su aforo y el asistente solo ofrece las que tienen sitio; cuando una se llena, quien pregunta puede apuntarse a su lista de espera.
Si alguien deja su plaza, se ofrece por orden a quien espera, con un plazo para aceptar. Las clases de prueba se reservan igual, y el grupo fijo de cada alumno queda en su ficha.
Para las reservas que llegan por WhatsApp, sí: clases con aforo, sesiones de prueba y la ficha de cada socio, con el agente ofreciendo solo lo que tiene sitio.
Desde el chat del gimnasio: el agente le enseña las clases con sitio, le prepara la reserva y el socio pulsa el botón de confirmar. Su plaza queda apartada, nadie más puede ocuparla, y recepción le confirma la reserva.
Sí. El agente de voz coge el teléfono del centro, consulta las clases con sitio y deja la reserva preparada para el equipo, y anota la llamada, con su resumen, en la conversación del socio.
La sesión sale como «Completa» y desaparece de lo que ofrece el agente. Si alguien anula, la plaza vuelve a estar disponible.
Sí. El agente busca su reserva, le manda la anulación para que la confirme y la plaza se libera.
Se encarga una persona del equipo: el agente no tramita bajas.
Con el papel «Atención», ven las conversaciones y las fichas de los socios con sus reservas. La agenda y el horario son de administración y gestión.
Te enseñamos cómo quedarían tus clases, tu aforo y tus sesiones de prueba en Aipiter, con reservas como las de tu centro.
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