Classes dirigides, estudis i boxes
Els socis pregunten per places i l’agent els ofereix les classes que encara tenen lloc. Quan una sessió s’omple, deixa d’oferir-se.
Gimnasos
En un gimnàs, Aipiter uneix el WhatsApp del centre amb l’horari setmanal de classes i el seu aforament, les sessions de prova i la fitxa de cada soci. L’agent d’IA respon amb l’horari publicat i reserva places amb la confirmació del soci, i recepció consulta al CRM, soci a soci, les seves reserves i les seves converses.
Jornada al centre
Una jornada en un centre amb classes dirigides matí i tarda, explicada en sis hores.
La sessió de les set es va omplir ahir a la nit. A l’agenda surt «Completa», i l’agent va deixar d’oferir-la tan bon punt es va ocupar l’última plaça.
Recepció repassa les reserves de la nit, cadascuna amb la seva plaça ja reservada, i escriu a qui calgui pel seu xat.
Una persona que encara no és sòcia pregunta si pot venir a una classe. L’agent li proposa les sessions de prova publicades per a aquella setmana i li prepara la reserva.
Un soci escriu que no arribarà a la classe de les set de la tarda. L’agent prepara l’anul·lació, ell la confirma i aquella plaça es torna a oferir als altres.
Donar-se de baixa d’un servei no ho tramita l’agent: deixa la conversa a l’equip, que la troba a «Necessiten atenció» amb tot el que el soci va explicar.
Arriba una reserva per a la primera classe de l’endemà. La plaça deixa d’oferir-se a altres i recepció la revisarà en obrir.
Sis tasques de recepció en un centre amb classes, i com les resol Aipiter.
Cada classe té el seu horari setmanal, la seva sala o instructor principal, la seva tarifa i el seu aforament. Una sessió plena surt com a «Completa» i desapareix de les opcions de l’agent. Al catàleg es compten d’un cop d’ull les classes amb places, les que van per les últimes i les completes.
Quan un soci anul·la per WhatsApp i confirma, la seva reserva passa a «Cancel·lada» i la plaça es torna a oferir. Si canvia d’hora, la reserva es mou i allibera la d’abans. Una plaça només es reserva si en queda alguna, així que dos socis no es poden quedar l’última alhora.
Les sessions de prova es publiquen data a data, amb la seva hora i la seva capacitat, i l’agent només ofereix aquestes. Si una deixa d’estar disponible per a sol·licituds noves, continua a la llista sense oferir-se. Tot sobre cada sol·licitud és a cites i reserves.
Cada sala o instructor és un recurs, amb les seves hores i la seva capacitat per defecte. Les sessions d’una classe surten del seu horari setmanal, fins a 56 dies per endavant. Un horari de temporada es prepara sense presses i es publica el dia que comença.
La fitxa de cada soci reuneix les seves reserves, cadascuna amb l’estat en què es troba, i els xats de WhatsApp d’on van sortir. A les llistes, el seu telèfon surt ocult. Tot es desa al CRM, al costat de les tasques de l’equip.
Les baixes d’un servei, les reclamacions, els rebuts i les devolucions els atén sempre algú de l’equip, que rep la conversa amb un resum de l’agent; al soci li arriba un text fix que l’hi diu. Com es reparteixen aquests xats a recepció: atenció al client.
Primer dia
Un de preparació i dos que es repeteixen a cada reserva.
Passem a Aipiter les teves classes amb el seu horari setmanal i el seu aforament, les sales o instructors i les sessions de prova que ofereixes.
L’agent contesta horaris i places, ofereix les classes amb lloc i deixa la reserva a punt perquè el soci l’accepti amb un botó.
Cada reserva apareix a l’agenda amb la seva plaça reservada i a la fitxa del soci. Recepció escriu a qui calgui pel xat.
Aipiter no cobra quotes, no porta domiciliacions i no obre torns d’accés. Si ja tens un programa per a això, continua igual.
Aipiter es queda el que passa per WhatsApp: els dubtes d’horari, les reserves de classe i les sessions de prova, amb cada soci a la seva fitxa.
Si el teu centre té grups tancats, com un pilates de dilluns i dimecres, la pestanya «Les seves classes» de la fitxa desa en quins és cada soci, amb el seu primer dia i, quan toqui, l’últim.
Aquesta inscripció no apunta pagaments: només diu a quin grup va cada persona i des de quan.
L’agenda, el catàleg i els recursos són dels papers «Administració» i «Gestió». Un instructor amb el paper «Atenció» entra a les converses i a les fitxes dels socis, amb les seves reserves, però no toca l’horari.
Així l’horari de classes el canvien poques persones, i els instructors poden contestar els seus alumnes.
Un estudi de pilates o de ioga viu de classes amb poques places. Cada sessió té el seu aforament i l’assistent només ofereix les que tenen lloc; quan una s’omple, qui pregunta pot apuntar-se a la seva llista d’espera.
Si algú deixa la seva plaça, s’ofereix per ordre a qui espera, amb un termini per acceptar. Les classes de prova es reserven igual, i el grup fix de cada alumne queda a la seva fitxa.
Per a les reserves que arriben per WhatsApp, sí: classes amb aforament, sessions de prova i la fitxa de cada soci, amb l’agent oferint només el que té lloc.
Des del xat del gimnàs: l’agent li ensenya les classes amb lloc, li prepara la reserva i el soci prem el botó de confirmar. La seva plaça queda apartada, ningú més la pot ocupar, i recepció li confirma la reserva.
Sí. L’agent de veu agafa el telèfon del centre, consulta les classes amb lloc i deixa la reserva preparada per a l’equip, i anota la trucada, amb el seu resum, a la conversa del soci.
La sessió surt com a «Completa» i desapareix del que ofereix l’agent. Si algú anul·la, la plaça torna a estar disponible.
Sí. L’agent busca la seva reserva, li envia l’anul·lació perquè la confirmi i la plaça s’allibera.
Se n’encarrega una persona de l’equip: l’agent no tramita baixes.
Amb el paper «Atenció», veuen les converses i les fitxes dels socis amb les seves reserves. L’agenda i l’horari són d’administració i gestió.
T’ensenyem com quedarien les teves classes, el teu aforament i les teves sessions de prova a Aipiter, amb reserves com les del teu centre.
Demana una demoAmb el teu permís, fem servir galetes d’anàlisi, per saber com es fa servir el web i millorar-lo. Si les rebutges, el web funciona igual. Política de galetes
