Aulas de grupo, estúdios e boxes
Os sócios perguntam por vagas e o agente oferece-lhes as aulas que ainda têm lugar. Quando uma sessão fica cheia, deixa de ser oferecida.
Ginásios
Num ginásio, o Aipiter liga o WhatsApp do centro ao horário semanal de aulas e à sua lotação, às sessões experimentais e à ficha de cada sócio. O agente de IA dá as respostas com base no horário publicado e guarda vagas com a confirmação do sócio, e a receção consulta no CRM, sócio a sócio, as suas reservas e as suas conversas.
Um dia no centro
Um dia num centro com aulas de grupo de manhã e à tarde, contado em seis momentos.
A sessão das sete ficou cheia ontem à noite. Na agenda aparece «Completa», e o agente deixou de a oferecer assim que a última vaga foi ocupada.
A receção revê as reservas da noite, cada uma com a sua vaga já guardada, e responde a quem for preciso na conversa dele.
Uma pessoa que ainda não é sócia pergunta se pode vir a uma aula. O agente propõe-lhe as sessões experimentais publicadas para essa semana e prepara-lhe a reserva.
Um sócio escreve que não vai chegar à aula das sete da tarde. O agente prepara a anulação, ele confirma-a e essa vaga volta a ser oferecida aos outros.
Cancelar um serviço não é tratado pelo agente: deixa a conversa à equipa, que a encontra em «Precisam de atenção» com tudo o que o sócio contou.
Chega uma reserva para a primeira aula do dia seguinte. A vaga deixa de ser oferecida a outros e a receção vai revê-la ao abrir.
Seis tarefas da receção num centro com aulas, ao lado da parte do Aipiter que as resolve.
Cada aula tem o seu horário semanal, a sua sala ou instrutor principal, a sua tarifa e a sua lotação. Uma sessão cheia aparece como «Completa» e desaparece das opções do agente. No catálogo contam-se num relance as aulas com vagas, as que estão nas últimas e as completas.
Quando um sócio anula por WhatsApp e confirma, a sua reserva passa a «Cancelada» e a vaga volta a ser oferecida. Se mudar de hora, a reserva muda e liberta a anterior. Uma vaga só se guarda se ainda houver alguma, por isso dois sócios não podem ficar com a última ao mesmo tempo.
As sessões experimentais publicam-se data a data, com a sua hora e a sua capacidade, e o agente só oferece essas. Se uma deixar de estar disponível para novos pedidos, continua na lista sem ser oferecida. Tudo sobre cada pedido está em marcações e reservas.
Cada sala ou instrutor é um recurso, com as suas horas e a sua capacidade por omissão. As sessões de uma aula saem do seu horário semanal, até 56 dias à frente. Um horário de temporada prepara-se sem pressa e publica-se no dia em que começa.
Na ficha de cada sócio estão as suas reservas, cada qual no seu estado, e as conversas de WhatsApp de onde saíram. Nas listas, o seu telefone aparece oculto. Tudo fica guardado no CRM, junto às tarefas da equipa.
Os cancelamentos de um serviço, as reclamações, os recibos e as devoluções são sempre atendidos por alguém da equipa, que recebe a conversa com um resumo do agente; o sócio recebe um texto fixo que lho diz. Como se distribuem essas conversas na receção: atendimento ao cliente.
Primeiro dia
Um de preparação e dois que se repetem em cada reserva.
Passamos para o Aipiter as suas aulas com o seu horário semanal e a sua lotação, as salas ou instrutores e as sessões experimentais que oferece.
O agente responde a horários e vagas, oferece as aulas com lugar e deixa a reserva pronta para que o sócio a aceite com um botão.
Cada reserva aparece na agenda com a sua vaga guardada e na ficha do sócio. A receção escreve a quem for preciso pela conversa.
O Aipiter não cobra mensalidades, não trata de débitos diretos e não abre torniquetes. Se já tem um programa para isso, continua igual.
O Aipiter fica com o que passa pelo WhatsApp: as dúvidas de horário, as reservas de aulas e as sessões experimentais, com cada sócio na sua ficha.
Se o seu centro tem grupos fechados, como um pilates de segunda e quarta-feira, o separador «As suas aulas» da ficha guarda em quais está cada sócio, com o seu primeiro dia e, quando chegar a altura, o último.
Essa inscrição não regista pagamentos: só diz a que grupo vai cada pessoa e desde quando.
A agenda, o catálogo e os recursos são dos papéis «Administração» e «Gestão». Um instrutor com o papel «Atendimento» entra nas conversas e nas fichas dos sócios, com as suas reservas, mas não mexe no horário.
Assim o horário de aulas é mudado por poucas pessoas, e os instrutores podem responder aos seus alunos.
Um estúdio de pilates ou de ioga vive de aulas com poucas vagas. Cada sessão tem a sua lotação e o assistente só oferece as que têm lugar; quando uma enche, quem pergunta pode inscrever-se na sua lista de espera.
Se alguém deixa a sua vaga, ela é oferecida por ordem a quem espera, com um prazo para aceitar. As aulas experimentais reservam-se da mesma forma, e o grupo fixo de cada aluno fica na sua ficha.
Para as reservas que chegam por WhatsApp, sim: aulas com lotação, sessões experimentais e a ficha de cada sócio, com o agente a oferecer só o que tem vaga.
Na conversa com o ginásio: o agente mostra-lhe as aulas com lugar, prepara-lhe a reserva e o sócio confirma-a ali mesmo, com um botão. A vaga fica guardada, ninguém mais a pode ocupar, e a receção confirma a reserva.
Sim. O agente de voz responde às chamadas do centro, consulta as aulas com vaga e deixa a reserva preparada para a equipa, e regista a chamada, com o seu resumo, na conversa do sócio.
A sessão aparece como «Completa» e desaparece do que o agente oferece. Se alguém anular, a vaga volta a estar disponível.
Sim. O agente procura a sua reserva, envia-lhe a anulação para que a confirme e a vaga fica livre.
Trata disso uma pessoa da equipa: o agente não processa cancelamentos.
Com o papel «Atendimento», veem as conversas e as fichas dos sócios com as suas reservas. A agenda e o horário são da administração e da gestão.
Mostramos-lhe como ficariam as suas aulas, a sua lotação e as suas sessões experimentais no Aipiter, com reservas como as do seu centro.
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