Clínicas dentales, veterinarias, médicas y de estética
El agente responde horarios y tarifas, ofrece huecos que encajan con lo que dura cada tratamiento y prepara la cita: recepción solo tiene que confirmarla. Diagnósticos e historiales se quedan en tu programa clínico.
Clínicas
Aipiter contesta los mensajes de WhatsApp y las llamadas de la clínica con la información que publicas: tratamientos con su duración y su tarifa, el horario de cada profesional y las normas de la casa. El agente de IA ofrece horas libres y prepara cada cita, que el paciente acepta con un botón, y por teléfono el agente de voz propone huecos y anota la cita para recepción. Nunca pregunta por síntomas: lo clínico lo atiende siempre alguien de tu equipo. Cada paciente, o en una veterinaria cada dueño, queda en una ficha que reúne sus citas y sus mensajes.
Un día en recepción
Una jornada en una clínica dental con dos dentistas y una higienista, de la apertura al cierre.
Recepción encuentra en la agenda tres solicitudes de la noche, dos revisiones y una limpieza, cada una ocupando ya su hueco. Las confirma una a una escribiendo a cada paciente desde Conversaciones.
Un paciente escribe que le duele una muela desde ayer. El agente no le pregunta por el dolor: como las urgencias están en «Siempre pasa a una persona», pasa la conversación a recepción con una nota de por qué escribe, y le buscan hueco esa misma mañana.
Una paciente que viene cada mes por su ortodoncia no puede el jueves. El agente localiza su cita, le ofrece otras horas con su dentista y, cuando elige, el jueves queda libre para otra persona.
Las dos dentistas están con pacientes y recepción atiende a alguien en el mostrador. Contesta la llamada el agente de voz: ofrece huecos para una primera visita y anota la petición entre los mensajes de quien llamó, para que recepción la cierre. No se graba nada.
Salen los recordatorios de las citas del día siguiente, por WhatsApp y solo a quien aceptó recibirlos. Un paciente contesta que no podrá venir: el agente le busca otro día y la hora que deja pasa a quien estaba esperando turno.
Una persona nueva pide cita por la noche. Recibe huecos para una primera visita, pulsa Confirmar y el agente apunta en la ficha nueva el nombre que le ha dicho. Recepción se la confirmará al abrir.
Lo que ocupa el día de una recepción clínica y cómo se lo reparte Aipiter.
Una ortodoncia la lleva la ortodoncista y una limpieza, la higienista. Cada tratamiento tiene su «Recurso principal» y cada profesional, sus horas de consulta para cada día de la semana, así que el agente nunca ofrece un tratamiento con quien no lo hace ni a una hora en la que esa persona no trabaja.
Una revisión ocupa veinte minutos y una primera visita, media hora. Con la «Duración de la visita» y el «Margen después» para preparar el gabinete entre paciente y paciente, los huecos salen calculados al consultar la disponibilidad. El recorrido completo de una cita está en citas y reservas.
El agente no puede pedir datos de salud ni repetir los que le cuenten. En «Siempre pasa a una persona» la clínica escribe lo que nunca contesta la IA, como dolores, urgencias o dudas sobre un tratamiento, y esa conversación llega al equipo con la razón del relevo y un resumen. Cómo se reparte el trabajo: atención al cliente.
La víspera, cada paciente que lo aceptó recibe su recordatorio por WhatsApp, en una plantilla que Meta ha aprobado. Confirma, cambia o anula contestando, y si se libera una hora, se le propone a quien esperaba turno. El detalle está en recordatorios de citas.
Cuando suena el teléfono, lo coge un agente de voz con lo que la clínica tiene publicado, y propone huecos. Para mover o anular una cita que ya existe, antes se asegura de que al otro lado está quien la pidió; si no puede, deja el cambio a recepción.
La ficha reúne contacto, citas, conversaciones y decisiones de contacto por finalidad. En los listados, teléfonos y correos salen ocultos, y si alguien pide ver o borrar sus datos, la petición se guarda en «Privacidad», con su recibo. Vive en el CRM, separada de tu programa clínico.
Puesta en marcha
Una sesión de preparación con nosotros y dos pasos que la clínica repite cada día.
Cargamos cada tratamiento con su duración, su margen y su tarifa, a cada profesional con sus franjas y la lista de asuntos que siempre atiende una persona.
El agente responde por los dos canales, propone horas en las que el tratamiento cabe entero y deja cada cita preparada.
Las solicitudes ocupan su hueco en la agenda, y recepción confirma cada una escribiendo al paciente desde su conversación.
Aipiter no guarda diagnósticos, radiografías, odontogramas, recetas ni informes, y no emite facturas. No sustituye al programa clínico de tu consulta: lo acompaña.
Su terreno es lo que pasa antes de que el paciente se siente: quién pide cita, para qué tratamiento, con quién y a qué hora, y el aviso de la víspera.
En una clínica dental, los tratamientos largos, como una ortodoncia o un implante, se reparten en muchas visitas: cuando el paciente pide la siguiente, recepción ve en su ficha las anteriores. En una clínica de estética pasa lo mismo con los tratamientos por sesiones.
En una veterinaria escribe el dueño, y la ficha es suya: reúne sus citas y sus mensajes. El agente no da consejos sobre el animal: las urgencias y las dudas de salud se apuntan en «Siempre pasa a una persona» y pasan al equipo.
Los mensajes de todos los pacientes entran en una sola bandeja, cada conversación con su «Responsable». Las que necesitan a alguien se ven aparte, en «Necesitan atención», y quien se encarga pulsa «Tomar conversación» para que el agente deje de contestar en ella.
Cada persona del equipo entra con su papel: recepción lleva conversaciones y fichas sin tocar la configuración, y para entrar se pide un código por correo y otro de la app del móvil. Lo demás está en seguridad.
No, lo complementa. Lleva la parte de recepción: agenda por profesional, citas y cambios, WhatsApp, teléfono, recordatorios y una ficha para cada paciente. La historia clínica, las pruebas y la facturación siguen en tu programa clínico.
Sí, para las citas y los mensajes. Quien escribe es el dueño y la ficha es suya; el agente no habla de la salud del animal y pasa esas consultas al equipo.
Cada dentista e higienista tiene su agenda y sus franjas, y cada tratamiento va unido a quien lo hace, así que los huecos ofrecidos siempre cuadran con la persona.
No pregunta por síntomas ni los repite. Si la clínica es sanitaria, ante una urgencia recomienda llamar al 112 y avisa al equipo. Además, lo que añadas en «Siempre pasa a una persona», como las urgencias de una veterinaria, pasa a recepción con un resumen.
Sí. En el número de la clínica contesta el agente de voz: da la información publicada, propone huecos y anota la cita para que recepción la cierre. Por defecto no se graban.
Sí, por WhatsApp, con plantillas aprobadas de antemano por Meta y solo a los pacientes que lo han aceptado. Contestando al aviso, confirman, piden otro día o anulan.
Las personas del equipo, cada una según su papel y con dos códigos para entrar. En los listados, el contacto aparece oculto, y las peticiones de acceso o de borrado quedan registradas en la ficha.
Cargamos tus tratamientos y a tus profesionales en Aipiter y recorremos juntos mensajes y llamadas como los que recibe tu recepción.
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