Clíniques dentals, veterinàries, mèdiques i d’estètica
L’agent respon horaris i tarifes, ofereix forats que encaixen amb el que dura cada tractament i prepara la cita: recepció només l’ha de confirmar. Diagnòstics i historials es queden al teu programa clínic.
Clíniques
Aipiter contesta els missatges de WhatsApp i les trucades de la clínica amb la informació que publiques: tractaments amb el temps que duren i el seu preu, l’horari de cada professional i les normes de la casa. L’agent d’IA ofereix hores lliures i prepara cada cita, que el pacient accepta amb un botó, i per telèfon l’agent de veu proposa forats i anota la cita per a recepció. Mai no pregunta per símptomes: el que és clínic ho atén sempre algú del teu equip. Cada pacient, o en una veterinària cada propietari, queda en una fitxa que reuneix les seves cites i els seus missatges.
Un dia a recepció
Una jornada en una clínica dental amb dues dentistes i una higienista, de l’obertura al tancament.
Recepció troba a l’agenda tres sol·licituds de la nit, dues revisions i una neteja, cadascuna ocupant ja el seu forat. Les confirma una per una escrivint a cada pacient des de Converses.
Un pacient escriu que li fa mal un queixal des d’ahir. L’agent no li pregunta pel dolor: com que les urgències són a «Sempre passa a una persona», passa la conversa a recepció amb una nota de per què escriu, i li busquen forat aquell mateix matí.
Una pacient que ve cada mes per la seva ortodòncia no pot venir dijous. L’agent localitza la seva cita, li ofereix altres hores amb la seva dentista i, quan tria, el dijous queda lliure per a una altra persona.
Les dues dentistes són amb pacients i recepció atén algú al taulell. Contesta la trucada l’agent de veu: ofereix forats per a una primera visita i anota la petició entre els missatges de qui ha trucat, perquè recepció la tanqui. No es grava res.
Surten els recordatoris de les cites de l’endemà, per WhatsApp i només a qui va acceptar rebre’ls. Un pacient contesta que no podrà venir: l’agent li ofereix un altre dia i la seva hora s’ofereix a la llista d’espera.
Una persona nova demana cita al vespre. Rep forats per a una primera visita, prem Confirmar i l’agent desa a la seva fitxa el nom que li ha donat. Recepció l’hi confirmarà en obrir.
El que ocupa el dia d’una recepció clínica i com s’ho reparteix Aipiter.
Una ortodòncia la porta l’ortodontista i una neteja, la higienista. Cada tractament té el seu «Recurs principal» i cada professional, les seves hores de consulta per a cada dia de la setmana, de manera que l’agent mai no ofereix un tractament amb qui no el fa ni a una hora en què aquella persona no treballa.
Una revisió ocupa vint minuts i una primera visita, mitja hora. Amb la «Durada de la visita» i el «Marge després» per preparar el gabinet entre pacient i pacient, els forats surten calculats en consultar la disponibilitat. El recorregut complet d’una cita és a cites i reserves.
L’agent no pot demanar dades de salut ni repetir les que li expliquin. A «Sempre passa a una persona» la clínica escriu el que la IA no contesta mai, com ara mals, urgències o dubtes sobre un tractament, i aquella conversa arriba a l’equip amb la raó del relleu i un resum. Com es reparteix la feina: atenció al client.
La vigília, cada pacient que ho va acceptar rep el seu recordatori per WhatsApp, en una plantilla que Meta ha aprovat. Confirma, canvia o anul·la contestant, i l’hora alliberada s’ofereix a qui espera. El detall és a recordatoris de cites.
Quan sona el telèfon, l’agafa un agent de veu amb el que la clínica té publicat, i proposa forats. Si li demanen canviar o treure una cita que ja existeix, abans s’assegura que a l’altra banda hi ha qui la va demanar; si no pot, deixa el canvi a recepció.
La fitxa reuneix contacte, cites, converses i decisions de contacte per finalitat. Als llistats, telèfons i correus surten ocults, i si algú demana veure o esborrar les seves dades, la petició es desa a «Privacitat», amb el seu rebut. Viu al CRM, separada del teu programa clínic.
Posada en marxa
Una sessió de preparació amb nosaltres i dos passos que la clínica repeteix cada dia.
Carreguem cada tractament amb la seva durada, el seu marge i la seva tarifa, cada professional amb les seves franges i la llista d’assumptes que sempre atén una persona.
L’agent respon pels dos canals, proposa hores en què el tractament hi cap sencer i deixa cada cita preparada.
Les sol·licituds ocupen el seu forat a l’agenda, i recepció confirma cadascuna escrivint al pacient des de la seva conversa.
Aipiter no desa diagnòstics, radiografies, odontogrames, receptes ni informes, i no emet factures. No substitueix el programa clínic de la teva consulta: l’acompanya.
El seu terreny és el que passa abans que el pacient s’assegui: qui demana cita, per a quin tractament, amb qui i a quina hora, i l’avís de la vigília.
En una clínica dental, els tractaments llargs, com una ortodòncia o un implant, es reparteixen en moltes visites: quan el pacient demana la següent, recepció veu a la seva fitxa les anteriors. En una clínica d’estètica passa el mateix amb els tractaments per sessions.
En una veterinària escriu el propietari, i la fitxa és seva, amb les seves cites i les seves converses. L’agent no dona consells sobre l’animal: les urgències i els dubtes de salut s’apunten a «Sempre passa a una persona» i passen a l’equip.
Els missatges de tots els pacients entren en una sola safata, cada conversa amb el seu «Responsable». Les que necessiten algú es veuen a part, a «Necessiten atenció», i qui se n’encarrega prem «Agafa la conversa» perquè l’agent deixi de contestar-hi.
Cada persona de l’equip té el seu paper: recepció porta converses i fitxes sense tocar la configuració, i per entrar cal un codi per correu i un altre de l’app del mòbil. La resta és a seguretat.
No, el complementa. Porta la part de recepció: agenda per professional, cites i canvis, WhatsApp, telèfon, recordatoris i la fitxa de cada pacient. La història clínica, les proves i la facturació continuen al teu programa clínic.
Sí, per a les cites i els missatges. Qui escriu és el propietari i la fitxa és seva; l’agent no parla de la salut de l’animal i passa aquestes consultes a l’equip.
Cada dentista i higienista té la seva agenda i les seves franges, i cada tractament va lligat a qui el fa, així que els forats oferts sempre quadren amb la persona.
No pregunta per símptomes ni els repeteix. Si la clínica és sanitària, davant d’una urgència recomana trucar al 112 i avisa l’equip. A més, el que afegeixis a «Sempre passa a una persona», com les urgències d’una veterinària, passa a recepció amb un resum.
Sí. Al número de la clínica contesta l’agent de veu: dona la informació publicada, proposa forats i anota la cita perquè recepció la tanqui. Per defecte no es graven.
Sí, per WhatsApp, amb plantilles aprovades abans per Meta i només als pacients que ho han acceptat. Contestant l’avís, confirmen, demanen un altre dia o anul·len.
Les persones de l’equip, cadascuna segons el seu paper i amb dos codis per entrar. Als llistats, el contacte apareix ocult, i les peticions d’accés o d’esborrament queden registrades a la fitxa.
Carreguem els teus tractaments i els teus professionals a Aipiter i recorrem junts missatges i trucades com els que rep la teva recepció.
Demana una demoAmb el teu permís, fem servir galetes d’anàlisi, per saber com es fa servir el web i millorar-lo, i de publicitat, per mesurar quins anuncis porten sol·licituds i mostrar els d’Aipiter a qui ja ha visitat el web. Si les rebutges, el web funciona igual. Política de galetes
