Clínicas dentárias, veterinárias, médicas e de estética
Dúvidas de horários e preços têm resposta do agente, que oferece vagas à medida do que dura cada tratamento e prepara a marcação: à receção só falta confirmá-la. Diagnósticos e processos ficam no seu programa clínico.
Clínicas
O Aipiter responde às mensagens de WhatsApp e às chamadas da clínica com a informação que publica: tratamentos com o tempo que demoram e o preço, o horário de cada profissional e as regras da casa. O agente de IA oferece horas livres e prepara cada marcação, que o paciente aceita com um botão, e ao telefone o agente de voz propõe vagas e deixa a marcação anotada para a receção. Nunca pergunta por sintomas: o que é clínico passa para uma pessoa da equipa. Cada paciente, ou numa clínica veterinária cada tutor, fica numa ficha que reúne as suas marcações e as suas mensagens.
Um dia na receção
Um dia numa clínica dentária com duas dentistas e uma higienista oral, da abertura ao fecho.
A receção encontra na agenda três pedidos da noite, duas consultas de revisão e uma destartarização, cada um já a ocupar a sua vaga. Confirma-os um a um, escrevendo a cada paciente a partir de Conversas.
Um paciente escreve que lhe dói um dente desde ontem. O agente não lhe pergunta pela dor: como as urgências estão em «Passa sempre a uma pessoa», passa a conversa à receção com uma nota a explicar porque escreveu, e arranjam-lhe vaga nessa mesma manhã.
Uma paciente que vem todos os meses por causa do aparelho não pode vir na quinta-feira. O agente encontra a marcação, oferece-lhe outras horas com a sua dentista e, quando ela escolhe, a quinta-feira fica livre para outra pessoa.
As duas dentistas estão com pacientes e a receção atende alguém ao balcão. A chamada vai para um agente de voz, que oferece vagas para uma primeira consulta e regista o pedido junto às mensagens de quem ligou, para a receção o fechar. Nada é gravado.
Saem os lembretes das marcações do dia seguinte, por WhatsApp e só para quem aceitou recebê-los. Um paciente responde que não vai poder vir: o agente oferece-lhe outro dia e a sua hora é oferecida à lista de espera.
Uma pessoa nova pede uma marcação à noite. Recebe vagas para uma primeira consulta, carrega em Confirmar e o agente guarda na ficha o nome que ela lhe deu. A receção confirma-lha quando abrir.
O que ocupa o dia de uma receção clínica e como o Aipiter o reparte.
A ortodontia fica com a ortodontista e a destartarização, com a higienista oral. Cada tratamento tem o seu «Recurso principal» e cada profissional dá consulta nos seus horários, dia a dia, por isso o agente nunca oferece um tratamento com quem não o faz nem a uma hora em que essa pessoa não trabalha.
Uma consulta de revisão ocupa vinte minutos e uma primeira consulta, meia hora. Com a «Duração da visita» e a «Margem depois» para preparar o gabinete entre pacientes, as vagas saem já calculadas ao consultar a disponibilidade. O percurso completo de uma marcação fica explicado em marcações e reservas.
O agente não pode pedir dados de saúde nem repetir os que lhe contem. Em «Passa sempre a uma pessoa» a clínica escreve aquilo a que a IA nunca responde, como dores, urgências ou dúvidas sobre um tratamento, e essa conversa chega à equipa com a razão da passagem e um resumo. Como se reparte o trabalho: atendimento ao cliente.
Na véspera, cada paciente que aceitou recebe o seu lembrete por WhatsApp, num modelo que a Meta aprovou. Confirma, altera ou desmarca respondendo, e a hora libertada é oferecida a quem está à espera. O detalhe está em lembretes de consultas.
Quando o telefone toca, atende um agente de voz com o que a clínica tem publicado, e propõe vagas. Para mudar ou desmarcar uma marcação que já existe, antes garante que do outro lado está quem a pediu; se não conseguir, deixa a alteração à receção.
A ficha reúne contacto, marcações, conversas e decisões de contacto por finalidade. Nas listas, telefones e emails aparecem ocultos, e os pedidos de acesso ou de apagamento ficam em «Privacidade», com o seu recibo. Vive no CRM, separada do seu programa clínico.
Arranque
Uma sessão de preparação connosco e dois passos que a clínica repete todos os dias.
Carregamos cada tratamento com a sua duração, a sua margem e o seu preço, cada profissional com os seus horários e a lista de assuntos que uma pessoa atende sempre.
O agente responde nos dois canais, oferece apenas as vagas que cabem e deixa cada marcação preparada.
Os pedidos ocupam a sua vaga na agenda, e a receção confirma cada um escrevendo ao paciente a partir da sua conversa.
O Aipiter não guarda diagnósticos, radiografias, odontogramas, receitas nem relatórios, e não emite faturas. Não substitui o programa clínico do seu consultório: trabalha ao lado dele.
O seu terreno é o que acontece antes de o paciente se sentar: quem pede marcação, para que tratamento, com quem e a que horas, e o aviso da véspera.
Numa clínica dentária, os tratamentos longos, como a ortodontia ou um implante, repartem-se por muitas consultas: quando o paciente pede a seguinte, a receção vê na ficha as anteriores. Numa clínica de estética passa-se o mesmo com os tratamentos por sessões.
Numa clínica veterinária quem escreve é o tutor, e a ficha é dele, com as suas marcações e as suas conversas. O agente não dá conselhos sobre o animal: as urgências e as dúvidas de saúde ficam em «Passa sempre a uma pessoa» e passam para a equipa.
As mensagens de todos os pacientes entram numa única caixa de entrada, cada conversa com o seu «Responsável». As que precisam de alguém aparecem à parte, em «Precisam de atenção», e quem trata delas carrega em «Assumir conversa» para que o agente deixe de responder ali.
Cada pessoa da equipa tem o seu papel: a receção trata de conversas e fichas sem mexer na configuração, e para entrar é preciso um código por email e outro da app do telemóvel. O resto está em segurança.
Não, complementa-o. Trata da parte da receção: agenda por profissional, marcações e alterações, WhatsApp, telefone, lembretes e uma ficha para cada paciente. O processo clínico, os exames e a faturação continuam no seu programa clínico.
Sim, para as marcações e as mensagens. Quem escreve é o tutor e a ficha é dele; o agente não fala da saúde do animal e passa essas questões para a equipa.
Cada dentista e higienista oral tem a sua agenda e os seus horários, e cada tratamento está ligado a quem o faz, por isso as vagas oferecidas batem sempre certo com a pessoa.
Não pergunta por sintomas nem os repete. Se for uma clínica de saúde, perante uma urgência recomenda ligar para o 112 e avisa a equipa. Além disso, o que acrescentar em «Passa sempre a uma pessoa», como as urgências de uma clínica veterinária, passa para a receção com um resumo.
Sim. No número da clínica atende um agente de voz: dá a informação publicada, propõe vagas e deixa a marcação anotada para a receção confirmar. Por omissão, a chamada não é gravada.
Sim, por WhatsApp, com modelos aprovados antes pela Meta e só aos pacientes que o aceitaram. Respondendo ao aviso, confirmam, pedem outro dia ou desmarcam.
As pessoas da equipa, cada uma segundo o seu papel e com dois códigos para entrar. Nas listas, o contacto aparece oculto, e os pedidos de acesso ou de apagamento ficam registados na ficha.
Carregamos os seus tratamentos e os seus profissionais no Aipiter e percorremos juntos mensagens e chamadas como as que a sua receção recebe.
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