Vés al contingut
Aipiter, iniciDemana una demo
Menú
Demana una demo

Idiomes, música, ball o reforç

Software per a acadèmies amb un agent que atén les famílies.

Les famílies escriuen per WhatsApp i l’agent els ofereix la classe de prova que encaixa amb l’edat de l’alumne. El tauler parla com una acadèmia: alumnat, classes, grups i matrícules.

Demana una demoMira el CRM amb IA

Acadèmies

  • Un agent que coneix la teva oferta
  • Proves només a les dates que obres
  • Les paraules d’una acadèmia
  • Pares, mares i alumnes

Per a què fa servir Aipiter una acadèmia

Una acadèmia fa servir Aipiter per atendre per WhatsApp sense perdre el fil de cap família. Un agent d’IA contesta amb la informació i les normes que publiques, ofereix les dates de prova amb plaça i consulta les inscripcions de cada alumne; recepció accepta les sol·licituds, i a la fitxa de cada mare o pare hi ha els fills al seu càrrec. El tauler arrenca amb el perfil d’acadèmia: tots els mòduls encesos i les paraules d’una escola.

Jornada a recepció

De dos quarts de nou a les deu de la nit.

Sis moments d’un dia qualsevol en una acadèmia amb grups a la tarda, amb l’agent treballant també quan recepció és tancada.

  1. Dues proves demanades de matinada

    Recepció obre l’agenda: dues famílies van demanar classe de prova a la nit, i cada plaça queda apartada mentre la sol·licitud espera. Les accepta i avisa cada família des de Converses.

  2. Una data sense lloc

    La prova de dimarts es queda sense places lliures. A l’agenda passa a «Completa» i l’agent ja no l’ofereix.

  3. Anglès per a una nena de nou anys

    Una mare pregunta què hi ha per a la seva filla. L’agent busca a la teva oferta les classes per a aquesta edat, li proposa la prova de dijous i ella la confirma amb un botó; la reserva ensenya el nom i l’edat de la nena, i que la va demanar la seva mare.

  4. Una classe perduda

    Un alumne pregunta si pot recuperar la de dilluns. L’agent li respon amb la política de «Recuperació de classes» que va publicar l’acadèmia, sense afegir-hi condicions de collita pròpia.

  5. Quins dies té classe el meu fill?

    Un pare no recorda l’horari del gran. L’agent consulta les seves inscripcions i li diu la classe i el seu horari habitual, sense que ningú de secretaria l’hagi de buscar.

  6. Un rebut

    Un altre pare pregunta per un rebut. L’agent no entra en cobraments: deixa el cas a l’equip amb un resum, i serà a primera hora a «Necessiten atenció».

El que una acadèmia deixa de fer a mà.

Cada punt és una tasca que avui es resol amb missatges solts i un quadern, al costat de la part del tauler o de l’agent que la posa en ordre.

  • Un agent que coneix la teva oferta

    L’agent consulta les teves classes publicades cada vegada que una família pregunta, i les pot filtrar per l’edat de l’alumne. Horaris, preus, edats i places els treu sempre del que s’ha publicat: inventar-los no entra en les seves opcions. La seva manera d’atendre al xat s’explica a assistent de WhatsApp.

  • Proves només a les dates que obres

    Cada data de prova es publica amb la seva hora i la seva capacitat, i l’agent no en proposa d’altres. Mentre la família espera resposta, la seva plaça ja compta com a ocupada. El recorregut complet d’una sol·licitud es descriu a cites i reserves.

  • Les paraules d’una acadèmia

    El tauler arrenca amb el perfil d’acadèmia: tots els mòduls encesos, incloses les sessions de prova i les inscripcions, i el menú amb «Alumnat», «Classes», «Grups», «Classes de prova» i «Matrícules». Si a la teva escola es diu d’una altra manera, es canvia a «La meva empresa», en català i en castellà, i l’agent també fa servir aquestes paraules.

  • Pares, mares i alumnes

    La fitxa de qui escriu desa els fills que té «al seu càrrec», i cada fill té la seva. A cada reserva es llegeixen el nom i l’edat de l’alumne i el de qui la va demanar. Tot això viu al CRM, al costat de les converses i les tasques de secretaria.

  • Inscripcions a part dels cobraments

    «Les seves classes» apunta a quines classes és cada alumne, des de quin dia i, si s’acaba, fins a quin. En tancar-ne una, el seu historial continua allà. Una inscripció no cobra ni consumeix una plaça de prova, i el tauler avisa si aquell alumne ja tenia la mateixa classe en aquelles dates.

  • Les normes de la casa, per escrit

    Hi ha quatre temes pensats per a acadèmies: classes de prova, pagaments, recuperació de classes i necessitat de parella. Cadascun es publica amb el seu text, en castellà o en català, i l’agent contesta amb aquest text.

Posada en marxa

Tres passos fins a la primera prova reservada.

El primer el fem amb tu; els altres dos es repeteixen cada dia.

  1. Perfil d’acadèmia, grups i dates

    Partim del perfil d’acadèmia i passem al tauler els teus grups amb el seu horari i les seves places, els professors o les aules amb la seva disponibilitat i les dates de prova que vulguis obrir.

  2. Les famílies pregunten

    L’agent respon amb les teves normes i la teva informació, proposa les dates de prova amb lloc i deixa la sol·licitud a punt perquè la família la confirmi.

  3. Recepció accepta i inscriu

    Recepció accepta cada sol·licitud i avisa la família. Si després de la prova l’alumne s’hi queda, secretaria afegeix la classe a la seva fitxa, i des de llavors l’agent la té en compte quan la seva família pregunta.

Qui escriu gairebé mai no és l’alumne

En una acadèmia de nens i adolescents, els missatges arriben de les famílies. Per això la fitxa de la mare o del pare desa els fills al seu càrrec, i la de cada fill, els seus responsables: si escriuen els dos pares, cadascun té la seva fitxa i tots dos hi figuren.

A la reserva d’una prova hi consten el nom i l’edat de l’alumne i qui la va demanar, així que recepció no ha de tornar a preguntar per a qui és la plaça. I quan un pare pregunta per l’horari d’un fill, l’agent mira també les inscripcions dels fills al seu càrrec.

Ball, idiomes, música o repàs

El tauler és el mateix per a qualsevol acadèmia que treballi amb grups i proves; canvien les normes i les paraules. Una escola de ball publica si cal parella, una d’idiomes descriu el nivell de cada grup i gairebé totes expliquen com es recupera una classe perduda.

Cada acadèmia ho escriu a la seva manera, i l’agent respon amb aquest text, no amb una resposta genèrica. Qui anomena «tallers» les seves classes o «cursos» els seus grups ho canvia al vocabulari, i el menú i les respostes el segueixen.

Escoles i empreses que porten alumnes

Si una escola o una empresa t’envia alumnes, pot tenir la seva fitxa a «Organitzacions client», amb les seves persones associades i la funció de cadascuna.

La seva activitat ajunta la de tots ells, per saber què ha passat amb cada grup que arriba de fora sense obrir les fitxes una per una.

El que solen preguntar les acadèmies

És un software de gestió d’acadèmies complet?

Porta el que passa per WhatsApp, el telèfon i l’agenda: famílies, proves, grups amb places i inscripcions, amb l’agent d’IA atenent. Els rebuts s’emeten al teu programa de facturació, que es connecta per integracions.

Com demana una família una classe de prova?

Per WhatsApp. L’agent li ensenya les dates amb lloc, deixa la reserva preparada i la família la confirma amb un botó. Des d’aquell moment la plaça compta com a ocupada, fins que recepció l’accepta o la cancel·la.

I les famílies que prefereixen trucar?

Les atén l’agent de veu amb la mateixa oferta publicada: els ofereix les dates de prova amb plaça i deixa la sol·licitud per a recepció. Cada trucada queda per escrit, amb el seu resum, a la conversa d’aquella família.

L’agent pot dir a una família a quines classes és el seu fill?

Sí. Consulta les inscripcions de qui escriu i dels fills al seu càrrec, i respon amb la classe i el seu horari habitual. Festius, canvis puntuals o faltes no els confirma: això ho porta el teu equip.

Què passa quan una data s’omple?

A l’agenda apareix com a «Completa» i l’agent deixa de proposar-la. Una data també es pot posar en pausa sense esborrar-la.

Puc canviar els noms del tauler?

Sí. El perfil d’acadèmia comença amb alumnat, classes, grups, classes de prova i matrícules, i a «La meva empresa» canvies qualsevol d’aquestes paraules. L’agent fa servir les mateixes.

Els professors veuen les converses?

Amb el paper «Atenció», sí: converses i fitxes. No toquen la configuració de l’agent ni el catàleg.

Per continuar llegint

Porta’ns l’horari dels teus grups.

A la demo veiem l’agent atenent famílies, el tauler amb les paraules de la teva acadèmia i com quedarien els teus grups i les teves dates de prova.

Demana una demo

hola@aipiter.com