Agenda connectada al xat
Els teus clients demanen cita o plaça per WhatsApp. L’agent ofereix els forats lliures de cada professional, i la sol·licitud entra a la teva agenda amb la plaça retinguda.
Cites i reserves
És l’agenda del tauler d’Aipiter unida al WhatsApp del teu negoci. Reuneix cites, classes i sessions de prova en una vista per dia o per setmana; l’assistent de WhatsApp busca els forats lliures, prepara la reserva i el client la confirma prement un botó. La sol·licitud entra com a «Pendent de confirmar», ocupa la seva plaça des d’aquell moment i es desa a l’historial del client al CRM. Una classe de prova l’accepta el teu equip al tauler i passa a «Confirmada»; una cita, el teu equip la confirma al client des de la conversa.
Del missatge a l’agenda
Ningú no copia cites d’un xat a un calendari: la reserva fa el camí sola fins que el teu equip la revisa.
El client escriu què vol i quan. L’agent busca forats amb plaça i li envia la proposta amb el servei, la data i l’hora d’inici, perquè la confirmi amb un botó.
La sol·licitud apareix a l’agenda ocupant la seva plaça, que deixa d’estar lliure per als altres, i queda a l’activitat de la seva fitxa, pendent de confirmar.
En una classe de prova, recepció obre «Revisa la sol·licitud», l’accepta i queda «Confirmada». En una cita, la confirma al client des de la seva conversa.
L’agent només ofereix el que existeix al tauler: recursos amb horari, serveis publicats i dates obertes.
Un recurs és qui o què atén: una fisioterapeuta, una cabina, una aula. Cadascun té el seu horari d’obertura per dia, i cada servei amb cita va unit al seu «Recurs principal».
Amb la «Durada de la visita», el «Marge abans» i el «Marge després», Aipiter calcula els forats. Si la fisioterapeuta obre de 9 a 14 i la sessió dura 45 minuts amb 15 de marge, els forats van d’hora en hora, de 9 a 13, i fora del seu horari no n’hi ha cap.
Les classes setmanals surten del seu horari i de la seva capacitat; les proves es publiquen data a data. El que segueix a «Esborrany privat» no existeix per a l’agent fins que es publica.
Per dia o per setmana, a la zona horària del negoci. Cada sessió porta el seu estat, de «Data revisada» a «Completa», i en obrir-la apareixen les seves sol·licituds i reserves amb el nom de qui hi assisteix.
El client demana canviar o anul·lar sense número de reserva: l’agent localitza la seva i li envia el canvi perquè el confirmi. En prémer, la plaça anterior es torna a oferir.
Amb «Retira ara» i un motiu, l’agent deixa de proposar-lo i les seves sessions futures es tanquen. Abans, el tauler demana atendre les reserves que continuïn obertes.
Llibreta davant d’agenda
La majoria dels sistemes de reserves en línia envien el client a una pàgina on tria un forat i omple les seves dades. Si els teus clients ja t’escriuen per WhatsApp, aquest enllaç és un pas de més. Amb Aipiter pregunten al xat, reben els forats lliures i confirmen amb un botó, sense enllaços ni comptes, i el teu equip veu una agenda ordenada en lloc d’una pila de captures.
Un saló dona cites que duren el que dura el servei; un gimnàs, places en classes amb horari fix; una acadèmia, classes de prova amb data pròpia. Aipiter recull les tres: les cites surten de l’horari i la durada, les classes del seu horari setmanal i les proves es publiquen data a data. Totes acaben a la mateixa agenda.
Confirmar sense revisar és còmode fins que la professional es posa malalta o l’alumne no té el nivell del grup. A Aipiter, la confirmació del client crea una sol·licitud i aparta la plaça; la decisió és teva. Mentrestant ningú més l’ocupa: si dues persones demanen alhora l’última plaça, només hi entra la primera sol·licitud, i a la segona l’agent li proposa una altra opció.
En una acadèmia, les famílies demanen la classe de prova; a perruqueries i estètica, cada cita respecta la durada del servei i l’horari de qui el fa; en un gimnàs, la classe deixa d’oferir-se quan s’omple; a fisioteràpia i psicologia, les primeres visites segueixen el mateix camí. I qui prefereix trucar parla amb l’agent de veu, que consulta la mateixa agenda i deixa la sol·licitud igual que el xat.
Quan algú anul·la, l’hora no es queda buida. Aipiter l’ofereix a qui encaixa (el mateix servei, la mateixa durada i, si cal, la mateixa professional) en l’ordre que triïs: per defecte, primer a qui té cita més tard, després a la llista d’espera i al final als habituals que van acceptar rebre avisos.
Cada avís porta un termini i l’hora queda reservada mentrestant; se l’emporta qui diu que sí abans i mai no hi ha dues persones al mateix forat. Si qui accepta tenia cita més tard, aquella altra hora s’allibera i comença una altra volta. Una plaça en una classe es reparteix igual.
Escrivint al WhatsApp del teu negoci: l’agent els ofereix forats amb plaça i confirmen la proposta amb un botó, sense descarregar res ni registrar-se. Si prefereixen trucar, l’agent de veu consulta la mateixa agenda.
No. Queda com a «Pendent de confirmar», amb la seva plaça retinguda. Una classe de prova passa a «Confirmada» quan el teu equip l’accepta al tauler; una cita, el teu equip la confirma al client des de la seva conversa.
Sí, sense número de reserva. L’agent localitza la cita entre les del client, li envia el canvi o l’anul·lació i, quan prem Confirmar, la plaça anterior queda lliure.
Només hi entra la primera sol·licitud. A la segona, l’agent li diu que aquella opció ja no és vàlida i li’n proposa una altra.
Sí, amb els recordatoris de cites, que surten per WhatsApp amb una plantilla aprovada per Meta. I si el client escriu per preguntar per la seva cita, l’agent consulta les seves reserves i li contesta.
Per defecte, els forats de cita i de classe arriben a 56 dies vista, i les dates de prova es mostren per als pròxims 120 dies.
El teu equip la fa servir des del navegador i els teus clients no instal·len res: reserven des de WhatsApp. El que la distingeix d’una app de cites és que cada reserva va unida a la seva conversa i a la fitxa de qui la va demanar.
T’ensenyem l’agenda amb un horari semblant al teu: com ofereix forats l’agent i què veu recepció de cada sol·licitud.
Demana una demoAmb el teu permís, fem servir galetes d’anàlisi, per saber com es fa servir el web i millorar-lo. Si les rebutges, el web funciona igual. Política de galetes
