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Pedir uma demonstração

Línguas, música, dança ou explicações

Software para escolas de formação com um agente que atende as famílias.

As famílias escrevem pelo WhatsApp e o agente oferece-lhes a aula experimental adequada à idade do aluno. O painel fala como uma academia: alunos, aulas, turmas e matrículas.

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Academias

  • Um agente que conhece a sua oferta
  • Aulas experimentais só nas datas que abre
  • As palavras de uma escola
  • Pais, mães e alunos

Para que usa uma escola o Aipiter

Uma escola de formação usa o Aipiter para atender por WhatsApp sem perder o fio a nenhuma família. Um agente de IA usa a informação e as regras que publica para responder, oferece as datas de aula experimental com vaga e consulta as inscrições de cada aluno; a receção aceita os pedidos, e na ficha de cada mãe ou pai estão os filhos a seu cargo. O painel arranca com o perfil de escola: todos os módulos ligados e as palavras de uma escola.

Um dia na receção

Das oito e meia às dez da noite.

Seis momentos de um dia qualquer numa escola com grupos ao fim da tarde, com o agente a trabalhar também quando a receção está fechada.

  1. Duas aulas experimentais pedidas de madrugada

    A receção abre a agenda: duas famílias pediram aula experimental durante a noite, e cada vaga fica reservada enquanto o pedido espera. Aceita-os e avisa cada família a partir de Conversas.

  2. Uma data sem lugar

    A aula experimental de terça-feira fica sem vagas livres. Na agenda passa a «Completa» e o agente deixa de a oferecer.

  3. Inglês para uma menina de nove anos

    Uma mãe pergunta o que há para a filha. O agente procura na sua oferta as aulas para essa idade, propõe-lhe a aula experimental de quinta-feira e ela confirma com um botão; a reserva mostra o nome e a idade da menina, e que foi a mãe que a pediu.

  4. Uma aula perdida

    Um aluno pergunta se pode recuperar a de segunda-feira. O agente responde com a política de «Recuperação de aulas» que a escola publicou, sem acrescentar condições da sua lavra.

  5. Em que dias tem aula o meu filho?

    Um pai não se lembra do horário do mais velho. O agente consulta as suas inscrições e diz-lhe a aula e o horário habitual, sem que ninguém da secretaria tenha de o procurar.

  6. Um recibo

    Outro pai pergunta por um recibo. O agente não entra em cobranças: deixa o caso à equipa com um resumo, e estará logo de manhã em «Precisam de atenção».

O que uma escola deixa de fazer à mão.

Cada ponto é uma tarefa que hoje se resolve com mensagens soltas e um caderno, ao lado da parte do painel ou do agente que a põe em ordem.

  • Um agente que conhece a sua oferta

    O agente consulta as suas aulas publicadas sempre que uma família pergunta, e pode filtrá-las pela idade do aluno. Horários, preços, idades e vagas tira-os sempre do que está publicado: inventá-los não faz parte das suas opções. A sua forma de atender na conversa explica-se em assistente de WhatsApp.

  • Aulas experimentais só nas datas que abre

    Cada data de aula experimental é publicada com a sua hora e a sua capacidade, e o agente não propõe outras. Enquanto a família espera resposta, a sua vaga já conta como ocupada. O percurso completo de um pedido está descrito em marcações e reservas.

  • As palavras de uma escola

    O painel arranca com o perfil de escola: todos os módulos ligados, incluindo as sessões experimentais e as inscrições, e um menu com as palavras de uma escola para alunos, aulas, grupos, aulas experimentais e matrículas. Esse perfil traz as palavras em castelhano, catalão e inglês. Se na sua escola se diz de outra maneira, ou se atende em português, escreve-as em «A minha empresa», e o agente usa também essas palavras.

  • Pais, mães e alunos

    A ficha de quem escreve guarda os filhos que tem «a seu cargo», e cada filho tem a sua. Em cada reserva leem-se o nome e a idade do aluno e o de quem a pediu. Tudo isso vive no CRM, junto às conversas e às tarefas da secretaria.

  • Inscrições à parte das cobranças

    «As suas aulas» regista em que aulas está cada aluno, desde que dia e, se terminar, até qual. Ao fechar uma, o seu histórico continua lá. Uma inscrição não cobra nem consome uma vaga de aula experimental, e o painel avisa se esse aluno já tinha a mesma aula nessas datas.

  • As regras da casa, por escrito

    Há quatro temas pensados para escolas: aulas experimentais, pagamentos, recuperação de aulas e necessidade de par. Cada um é publicado com o seu texto, em castelhano ou em catalão, e o agente responde com ele.

Arranque

Três passos até à primeira aula experimental reservada.

O primeiro fazemo-lo consigo; os outros dois repetem-se todos os dias.

  1. Perfil de escola, grupos e datas

    Partimos do perfil de escola e passamos para o painel os seus grupos com o horário e as vagas, os professores ou as salas com a sua disponibilidade e as datas de aula experimental que quiser abrir.

  2. As famílias perguntam

    O agente responde com as suas regras e a sua informação, propõe as datas de aula experimental com lugar e deixa o pedido pronto para que a família o confirme.

  3. A receção aceita e inscreve

    A receção aceita cada pedido e avisa a família. Se depois da aula experimental o aluno fica, a secretaria acrescenta a aula na sua ficha, e a partir daí o agente tem-na em conta quando a família pergunta.

Quem escreve quase nunca é o aluno

Numa escola de crianças e adolescentes, as mensagens chegam das famílias. Por isso a ficha da mãe ou do pai guarda os filhos a seu cargo, e a de cada filho, os seus responsáveis: se escreverem os dois pais, cada um tem a sua ficha e os dois constam.

Na reserva de uma aula experimental constam o nome e a idade do aluno e quem a pediu, por isso a receção não tem de voltar a perguntar para quem é a vaga. E quando um pai pergunta pelo horário de um filho, o agente vê também as inscrições dos filhos a seu cargo.

Dança, línguas, música ou explicações

O painel é o mesmo para qualquer escola que trabalhe com grupos e aulas experimentais; mudam as regras e as palavras. Uma escola de dança publica se é preciso par, uma de línguas descreve o nível de cada grupo e quase todas explicam como se recupera uma aula perdida.

Cada escola escreve-o à sua maneira, e o agente responde com esse texto, não com uma resposta genérica. Quem chama «oficinas» às suas aulas ou «cursos» aos seus grupos muda-o no vocabulário, e o menu e as respostas acompanham.

Colégios e empresas que trazem alunos

Se um colégio ou uma empresa lhe envia alunos, pode ter a sua ficha em «Organizações cliente», com as suas pessoas associadas e a função de cada uma.

A sua atividade junta a de todos eles, para saber o que aconteceu com cada grupo que chega de fora sem abrir as fichas uma a uma.

O que as escolas costumam perguntar

É um software de gestão de escolas completo?

Cobre o que passa pelo WhatsApp, pelo telefone e pela agenda: famílias, aulas experimentais, grupos com vagas e inscrições, enquanto o agente de IA atende. Os recibos emitem-se no seu programa de faturação, que se liga através das integrações.

Como pede uma família uma aula experimental?

Por WhatsApp. O agente mostra-lhe as datas com lugar, deixa a reserva preparada e a família confirma-a com um botão. A partir desse momento a vaga conta como ocupada, até a receção a aceitar ou a cancelar.

E as famílias que preferem ligar?

Atende-as o agente de voz, com a mesma oferta publicada: propõe as datas de aulas experimentais com vaga e deixa o pedido para a receção. Cada chamada fica por escrito, com o seu resumo, na conversa dessa família.

O agente pode dizer a uma família em que aulas está o filho?

Sim. Consulta as inscrições de quem escreve e dos filhos a seu cargo, e responde com a aula e o horário habitual. Feriados, alterações pontuais ou faltas não os confirma: isso fica a cargo da sua equipa.

O que acontece quando uma data fica cheia?

Na agenda aparece como «Completa» e o agente deixa de a propor. Uma data também pode ser pausada sem a apagar.

Posso mudar os nomes do painel?

Sim. O perfil de escola começa com alunos, aulas, grupos, aulas experimentais e matrículas, e em «A minha empresa» muda qualquer uma dessas palavras. O agente usa as mesmas.

Os professores veem as conversas?

Com o papel «Atendimento», sim: conversas e fichas. Não mexem na configuração do agente nem no catálogo.

Para continuar a ler

Traga-nos o horário dos seus grupos.

Na demonstração vemos o agente a atender famílias, o painel com as palavras da sua escola e como ficariam os seus grupos e as suas datas de aula experimental.

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hola@aipiter.com