Un número, tot l’equip
El WhatsApp de la teva empresa deixa de viure en un mòbil: tot l’equip atén des d’una safata, i cada xat arriba amb la seva fitxa i el seu responsable.
CRM per a WhatsApp
Un CRM per a WhatsApp és un programa que desa cada conversa de WhatsApp al costat de les dades del client i deixa que diverses persones atenguin el mateix número sense trepitjar-se. A Aipiter, el número de la teva empresa es connecta per la plataforma oficial de WhatsApp Business; els xats arriben a una safata comuna, cada persona que escriu té la seva fitxa amb el número ja confirmat i el seu historial, i cada conversa ensenya el seu responsable.
Què passa amb cada missatge
Tres coses passen cada vegada que algú escriu al número de la teva empresa.
El missatge apareix a «Converses» amb el seu canal, el seu contacte, qui l’atén i l’última activitat. Un filtre separa el que «Necessita atenció» del que s’està «Atenent» i del que ja està «Resolta».
Si el número no era al teu tauler, el primer missatge crea la fitxa amb ell, marcat com a confirmat pel canal. Si ja hi era, perquè la vas importar o la vas donar d’alta, la conversa se suma a la seva «Activitat», amb les seves reserves i les seves tasques.
«Agafa la conversa» deixa el xat en mans d’una persona i el seu nom passa a «Responsable». Si l’agent estava contestant, «Posa en pausa la IA» l’atura en aquella conversa fins que algú prem «Reactiva la IA».
Cap d’aquestes peces no depèn d’un telèfon concret ni de qui el porti a la butxaca.
Connectem el número de la teva empresa per la plataforma oficial de WhatsApp Business de Meta, i cada persona de l’equip l’atén des del seu compte. Els teus clients continuen escrivint al número de sempre.
Cada fila de «Converses» ensenya el contacte, l’estat, el responsable i l’última activitat. El filtre separa «Necessiten atenció», «Atenent» i «Resoltes», i el que encara no té amo surt com a «Sense assignar».
La fitxa es crea amb el número des del qual escriu el client, i l’agent apunta el seu nom i el seu idioma si els diu. A les llistes, els telèfons apareixen ocults.
En agafar una conversa, el teu nom queda com a responsable i tot l’equip veu en quin punt és. S’acaben els xats que ningú no contesta i les respostes dobles.
Cada conversa diu si l’atén l’agent: «IA activa», «IA en pausa» o «IA desactivada · Atén una persona». Els seus passos queden a l’«Activitat de l’assistent», i com decideix ho expliquem a assistent de WhatsApp.
Cada resposta ensenya si ha arribat i si s’ha llegit, d’«Acceptat per Meta» a «Llegit». Les notes de veu, les fotos i els documents passen a una persona de l’equip, que els revisa amb calma.
Del mòbil a la safata
Mentre contesta una sola persona des del seu telèfon, tot cap a la seva memòria. Els problemes arriben quan n’atenen dues o tres: el mòbil canvia de mans diverses vegades al dia, algú pregunta qui va contestar un client i ningú no sap què va quedar pendent ahir. Amb dos d’aquests senyals, un CRM unit a WhatsApp estalvia temps des de la primera setmana.
L’aplicació gratuïta serveix per començar, però continua sent un telèfon i no sap res dels teus clients fora del xat. Amb el número connectat a la plataforma oficial, els missatges passen a una safata d’equip, cada xat s’uneix a una fitxa i l’agent respon amb les dades del teu negoci. Què suposa l’API és a WhatsApp Business API.
Cada sector fa servir WhatsApp a la seva manera, i la fitxa recull el que de veritat passa al xat:
Una baixa de missatges queda registrada per canal i es respecta des d’aquell moment, les peticions d’accés o supressió s’anoten a la fitxa i cada compte veu el que li permet el seu paper. Les mesures, a seguretat; quines dades tractem i per a què, a la política de privacitat.
Sí. El número es connecta per la plataforma oficial de WhatsApp Business de Meta, i t’acompanyem en l’alta. Què implica ho expliquem a WhatsApp Business API.
Totes les del teu equip amb accés a la safata, cadascuna amb el seu usuari i el seu paper. Cada conversa ensenya qui la porta.
Res. Escriuen al número de sempre des del seu WhatsApp; el canvi és en com l’atens tu.
WhatsApp deixa respondre lliurement durant les 24 hores següents a l’últim missatge del client. Passat aquest termini només admet plantilles aprovades per Meta, les que fan servir els recordatoris de cites i les campanyes de WhatsApp.
Sí, des de la fitxa del client amb «Afegeix una tasca»: què cal fer, quan venç i qui en respon. Apareix a «Seguiments».
La seva baixa queda registrada per a WhatsApp, una persona de l’equip rep el xat i l’agent no li torna a escriure, com exigeix la política de WhatsApp Business.
Es queden a la safata i a les fitxes. A aquella persona se li retira l’accés i un altre company agafa les seves converses.
A la demo obrim la safata amb xats com els del teu sector, repartim converses entre l’equip i t’expliquem com es connecta el teu número.
Demana una demoAmb el teu permís, fem servir galetes d’anàlisi, per saber com es fa servir el web i millorar-lo. Si les rebutges, el web funciona igual. Política de galetes