Agenda ligada à conversa
Os seus clientes pedem marcação ou vaga pelo WhatsApp. O agente oferece as vagas livres de cada profissional, e o pedido entra na sua agenda com a vaga reservada.
Marcações e reservas
É a agenda do painel do Aipiter ligada ao WhatsApp do seu negócio. Reúne marcações, aulas e sessões experimentais numa vista por dia ou por semana; o assistente de WhatsApp procura os horários livres, prepara a reserva e o cliente confirma-a carregando num botão. O pedido entra como «Pendente de confirmação», ocupa a sua vaga a partir desse momento e fica na ficha do cliente no CRM. Uma aula experimental é aceite pela sua equipa no painel e passa a «Confirmada»; uma marcação, a sua equipa confirma-a ao cliente a partir da conversa.
Da mensagem para a agenda
Ninguém copia marcações de uma conversa para um calendário: a reserva faz o caminho sozinha até a sua equipa a rever.
O cliente escreve o que quer e quando. O agente procura horários com vaga e envia-lhe a proposta com o serviço, a data e a hora de início, para que a confirme com um botão.
O pedido aparece na agenda a ocupar a sua vaga, que deixa de estar livre para os outros, e fica na atividade da ficha do cliente, pendente de confirmação.
Numa aula experimental, a receção abre «Rever pedido», aceita-o e fica «Confirmada». Numa marcação, confirma-a ao cliente a partir da sua conversa.
O agente só oferece o que existe no painel: recursos com horário, serviços publicados e datas abertas.
Um recurso é quem ou o que atende: uma fisioterapeuta, uma cabine, uma sala de aula. Cada um tem o seu horário de abertura por dia, e cada serviço com marcação está ligado ao seu «Recurso principal».
Com a «Duração da visita», a «Margem antes» e a «Margem depois», o Aipiter calcula os horários. Se a fisioterapeuta abre das 9 às 14 e a sessão dura 45 minutos com 15 de margem, os horários vão de hora a hora, das 9 às 13, e fora do seu horário não há nenhum.
As aulas semanais saem do seu horário e da sua capacidade; as experimentais publicam-se data a data. O que continua em «Rascunho privado» não existe para o agente até ser publicado.
Por dia ou por semana, no fuso horário do negócio. Cada sessão tem o seu estado, de «Data revista» a «Completa», e ao abri-la aparecem os pedidos e as reservas com o nome de quem vem.
O cliente pede para alterar ou cancelar sem número de reserva: o agente encontra a sua e envia-lhe a alteração para confirmar. Ao carregar, a vaga anterior volta a ser oferecida.
Com «Retirar agora» e um motivo, o agente deixa de o propor e as suas sessões futuras fecham-se. Antes, o painel pede para tratar as reservas que continuem abertas.
Caderno frente a agenda
A maioria dos sistemas de reservas envia o cliente para uma página onde escolhe um horário e preenche os seus dados. Se os seus clientes já lhe escrevem por WhatsApp, essa ligação é um passo a mais. Com o Aipiter perguntam na conversa, recebem os horários livres e confirmam com um botão, sem ligações nem contas, e a sua equipa vê uma agenda arrumada em vez de uma pilha de capturas de ecrã.
Um salão dá marcações que duram o que dura o serviço; um ginásio, vagas em aulas com horário fixo; uma academia, aulas experimentais com data própria. O Aipiter reúne as três: as marcações saem do horário e da duração, as aulas do seu horário semanal e as experimentais publicam-se data a data. Todas acabam na mesma agenda.
Confirmar sem rever é cómodo até a profissional adoecer ou o aluno não ter o nível do grupo. No Aipiter, a confirmação do cliente cria um pedido e guarda a vaga; a decisão é sua. Entretanto ninguém mais a ocupa: se duas pessoas pedirem ao mesmo tempo a última vaga, só entra o primeiro pedido, e ao segundo o agente propõe outra opção.
Numa academia, as famílias pedem a aula experimental; em cabeleireiros e estética, cada marcação respeita a duração do serviço e o horário de quem o faz; num ginásio, a aula deixa de ser oferecida quando enche; em fisioterapia e psicologia, as primeiras consultas seguem o mesmo caminho. E quem prefere ligar fala com o agente de voz, que consulta a mesma agenda e deixa o pedido tal como a conversa.
Quando alguém cancela, a hora não fica vazia. O Aipiter oferece-a a quem encaixa (o mesmo serviço, a mesma duração e, se for preciso, a mesma profissional) pela ordem que escolher: por defeito, primeiro a quem tem marcação mais tarde, depois à lista de espera e por fim aos habituais que aceitaram receber avisos.
Cada aviso tem um prazo e a hora fica guardada entretanto; leva-a quem disser que sim primeiro e nunca há duas pessoas na mesma vaga. Se quem aceita tinha marcação mais tarde, essa outra hora liberta-se e começa outra volta. Uma vaga numa aula reparte-se da mesma forma.
Escrevendo para o WhatsApp do seu negócio: o agente oferece horários com vaga e confirmam a proposta com um botão, sem descarregar nada nem registar-se. Se preferirem ligar, o agente de voz consulta a mesma agenda.
Não. Fica como «Pendente de confirmação», com a vaga guardada. Uma aula experimental passa a «Confirmada» quando a sua equipa a aceita no painel; uma marcação, a sua equipa confirma-a ao cliente a partir da conversa.
Sim, sem número de reserva. O agente encontra a marcação entre as do cliente, envia-lhe a alteração ou o cancelamento e, quando carrega em Confirmar, a vaga anterior fica livre.
Só entra o primeiro pedido. Ao segundo, o agente diz que essa opção já não é válida e propõe outra.
Sim, com os lembretes de consultas, enviados por WhatsApp com um modelo aprovado pela Meta. E se o cliente escrever a perguntar pela marcação, o agente consulta as suas reservas e responde.
Por omissão, os horários de marcação e de aula chegam a 56 dias à frente, e as datas experimentais mostram-se para os próximos 120 dias.
A sua equipa usa-a no navegador e os seus clientes não instalam nada: marcam a partir do WhatsApp. O que a distingue de uma app de marcações é que cada reserva está ligada à sua conversa e à ficha de quem a pediu.
Mostramos-lhe a agenda com um horário parecido com o seu: como o agente oferece horários e o que a receção vê de cada pedido.
Pedir uma demonstraçãoCom a sua autorização, usamos cookies de análise, para saber como o site é usado e melhorá-lo. Se as rejeitar, o site funciona da mesma forma. Política de cookies
