Um número, toda a equipa
Com o Aipiter, o WhatsApp deixa de viver num telemóvel: toda a equipa responde no mesmo sítio, e cada conversa chega com a sua ficha e o seu responsável.
CRM para WhatsApp
Um CRM para WhatsApp é um programa que guarda cada conversa de WhatsApp junto aos dados do cliente e permite que várias pessoas atendam o mesmo número sem se atropelarem. No Aipiter, o número da sua empresa liga-se pela plataforma oficial do WhatsApp Business; as conversas chegam a uma caixa de entrada comum, cada pessoa que escreve tem a sua ficha com o número já confirmado e o seu histórico, e cada conversa mostra o seu responsável.
O que acontece a cada mensagem
Acontecem três coisas sempre que alguém escreve para o número da sua empresa.
A mensagem aparece em «Conversas» com o seu canal, o seu contacto, quem a atende e a última atividade. Um filtro separa o que «Precisa de atenção» do que está «Em atendimento» e do que já está «Resolvida».
Se o número ainda não estava no seu painel, a primeira mensagem cria a ficha com ele, marcado como confirmado pelo canal. Se já existia, porque a importou ou a criou, a conversa junta-se à sua «Atividade», com as suas reservas e as suas tarefas.
«Assumir conversa» deixa a conversa nas mãos de uma pessoa e o seu nome passa para «Responsável». Se o agente estava a responder, «Pausar IA» trava-o nessa conversa até alguém carregar em «Reativar IA».
Nenhuma destas peças depende de um telemóvel concreto nem de quem o tem no bolso.
Ligamos o número da sua empresa pela plataforma oficial do WhatsApp Business da Meta, e cada pessoa da equipa atende-o a partir da sua conta. Os seus clientes continuam a escrever para o número de sempre.
Cada linha de «Conversas» mostra o contacto, o estado, o responsável e a última atividade. O filtro separa «Precisam de atenção», «Em atendimento» e «Resolvidas», e o que ainda não tem dono aparece como «Sem atribuição».
A ficha é criada com o número de onde o cliente escreve, e o agente regista o nome e o idioma se ele os indicar. Nas listas, os telefones aparecem ocultos.
Ao assumir uma conversa, o seu nome fica como responsável e toda a equipa vê em que ponto está. Acabam as conversas sem resposta e as respostas duplicadas.
Cada conversa indica se o agente a atende: «IA ativa», «IA em pausa» ou «IA desativada · Atende uma pessoa». Os seus passos ficam na «Atividade do assistente», e como decide explicamos em assistente de WhatsApp.
Cada resposta mostra se chegou e se foi lida, de «Aceite pela Meta» a «Lida». As notas de voz, as fotos e os documentos passam a uma pessoa da equipa, que os revê com calma.
Do telemóvel para a caixa de entrada
Enquanto responde uma só pessoa a partir do seu telemóvel, tudo cabe na sua memória. Os problemas chegam quando atendem duas ou três: o telemóvel muda de mãos várias vezes por dia, alguém pergunta quem respondeu a um cliente e ninguém sabe o que ficou pendente ontem. Com dois desses sinais, um CRM ligado ao WhatsApp poupa tempo desde a primeira semana.
A aplicação gratuita serve para começar, mas continua a ser um telemóvel e não sabe nada dos seus clientes fora da conversa. Com o número ligado à plataforma oficial, as mensagens passam para uma caixa de entrada de equipa, cada conversa junta-se a uma ficha e o agente responde com os dados do seu negócio. O que implica a API está em WhatsApp Business API.
Cada setor usa o WhatsApp à sua maneira, e a ficha guarda o que realmente acontece na conversa:
Um pedido para deixar de receber mensagens fica registado por canal e é respeitado a partir desse momento, os pedidos de acesso ou apagamento ficam na ficha e cada conta vê o que o seu papel permite. As medidas estão em segurança; que dados tratamos e para quê, na política de privacidade.
Sim. O número liga-se pela plataforma oficial do WhatsApp Business da Meta, e acompanhamo-lo no registo. O que implica explicamos em WhatsApp Business API.
Todas as da sua equipa com acesso à caixa de entrada, cada uma com o seu utilizador e o seu papel. Cada conversa mostra quem a acompanha.
Nada. Escrevem para o número de sempre a partir do seu WhatsApp; a mudança está na forma como o atende.
O WhatsApp permite responder livremente durante as 24 horas seguintes à última mensagem do cliente. Depois desse prazo só aceita modelos aprovados pela Meta, os que usam os lembretes de marcações e as campanhas de WhatsApp.
Sim, na ficha do cliente com «Adicionar tarefa»: o que fazer, quando termina e quem responde. Aparece em «Acompanhamentos».
O pedido fica registado para o WhatsApp, uma pessoa da equipa recebe a conversa e o agente não volta a escrever-lhe, como exige a política do WhatsApp Business.
Ficam na caixa de entrada e nas fichas. Essa pessoa perde o acesso e um colega assume as suas conversas.
Na demonstração abrimos a caixa de entrada com conversas como as do seu setor, distribuímos conversas pela equipa e explicamos como se liga o seu número.
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