Almoços, jantares e esplanada
Às duas e meia ninguém pode largar o tabuleiro. Quem atende é o agente de voz, no número de sempre: regista a reserva com o seu turno e deixa-a na agenda para a sala confirmar.
Restaurantes
O Aipiter trata das reservas de um restaurante pelos dois sítios por onde chegam: o telefone, nas mãos do agente de voz; o WhatsApp, onde responde o agente de IA. Os dois consultam a mesma carta, os mesmos turnos e as mesmas mesas, e cada reserva entra na agenda como pedido, com o lugar guardado, para a equipa de sala confirmar. Quem reserva fica no CRM com as suas visitas e o que pediu.
Um sábado de sala
Um sábado num restaurante de quarenta lugares com esplanada, do primeiro café à última mesa.
Ao abrir, a responsável revê cinco pedidos que entraram de madrugada pelo WhatsApp, cada um com o seu turno e o número de pessoas, e confirma-os a partir da conversa de cada cliente.
Com a sala cheia, as três ficam a cargo do agente de voz. Uma mesa para quatro no sábado à noite, uma pergunta sobre o estacionamento e alguém que quer saber se há prato do dia.
Pelo WhatsApp perguntam que pratos pode comer uma pessoa celíaca. Na resposta vão os alergénios publicados na carta e anota no pedido que uma das quatro pessoas é celíaca.
Uma empresa quer jantar na próxima sexta-feira. Um grupo grande é decisão do restaurante: o agente recolhe a data, o número e se querem menu fechado, e deixa-o à equipa para ligar.
Um casal anula a reserva das nove e meia. A mesa volta a ser oferecida a quem a pediu e não a conseguiu, por ordem e com um prazo para responder.
Com a cozinha fechada chega outra chamada: almoço para seis no domingo. O agente oferece as mesas que restam no primeiro turno e o pedido espera pela responsável de manhã.
Seis momentos que hoje dependem de alguém ter uma mão livre, com a parte do Aipiter que trata deles.
Configura os turnos de almoço e de jantar, as mesas ou zonas que tem e as pessoas que cabem. O agente só oferece o que está livre em cada turno, por isso a mesma mesa nunca é reservada duas vezes.
Todas as chamadas para o número que os seus clientes já conhecem passam pelo agente de voz, que responde com a carta, o horário e os turnos do painel. Não grava a chamada e deixa anotado o que cada pessoa queria.
Pratos, menus e alergénios publicam-se uma vez e os dois agentes respondem com eles. O que não está publicado não é inventado: qualquer dúvida sobre uma alergia passa para uma pessoa da equipa.
Quando alguém anula, a mesa é oferecida a quem estava à espera, por ordem e com um prazo para responder. O primeiro que aceita fica com ela; os avisos por WhatsApp seguem as regras da Meta. Como funciona: marcações e reservas.
De cada cliente fica uma ficha: as reservas, as mensagens e o que convém lembrar, como a esplanada ou uma intolerância. Vive no CRM, à vista de toda a equipa de sala.
Um grupo grande, um evento ou uma reclamação sobre um jantar passam para a equipa com a conversa inteira. O agente não negoceia preços nem compensações: isso decide o restaurante a partir do apoio ao cliente.
Arranque
Deixamos tudo pronto consigo uma vez e depois cada reserva segue o mesmo caminho.
Passamos para o Aipiter os seus turnos, as mesas ou zonas e a carta com os alergénios. Se tem as reservas noutro programa, os dados entram por ficheiro.
Respondem a voz e o WhatsApp, oferecem o que está livre no turno e deixam cada reserva com a mesa guardada.
A responsável vê os pedidos na agenda por turnos e confirma cada um ao cliente a partir da conversa dele.
Na restauração, boa parte das reservas continua a chegar por telefone, e costuma chegar às horas de mais trabalho: o serviço do almoço e o do jantar. Uma chamada que ninguém atende é uma mesa que vai para outro sítio.
A voz trabalha com a mesma informação que o WhatsApp. Fala castelhano e catalão, apresenta-se como assistente e não faz nada que o restaurante não tenha publicado.
Terminal de venda, o Aipiter não é, nem cobra as mesas: a caixa, o terminal de pagamento e o programa de faturação ficam iguais, e a faturação liga-se por integrações se for preciso.
Se recebe reservas por um portal de reservas, continuam a chegar-lhe por lá. O que o Aipiter recolhe são as que lhe chegam diretamente, por telefone e por WhatsApp, que são as que hoje se apontam à mão.
Um bar sem reservas também recebe chamadas e mensagens: o horário, se há esplanada, se se pode ir com cão, se há alguma coisa sem lactose. A resposta sai do que foi publicado e a equipa só entra quando é precisa uma pessoa.
Para as reservas que chegam por telefone e por WhatsApp, sim: os agentes oferecem o que está livre em cada turno e cada pedido entra na agenda com a mesa guardada para a sala confirmar. Não é um terminal de venda.
Sim. Os seus clientes continuam a ligar para o número que já conhecem, e quem atende cada chamada é o agente de voz. Nada é gravado: o que cada pessoa pede fica anotado na conversa que tem com o restaurante.
O agente anota o que precisa e deixa-o na caixa de entrada da equipa, que lhe devolve a chamada ou lhe escreve logo que possa. Um grupo grande ou uma reclamação chegam sempre a uma pessoa.
Com os alergénios que tiver publicados na carta, sim. Se a pergunta vai além do que está publicado, o agente não supõe nada: passa-a à equipa.
A mesa fica livre e é oferecida a quem estava em lista de espera, por ordem e com um prazo para responder. Se ninguém a aceitar, fica livre para qualquer pessoa.
Não. O Aipiter não cobra nem faz de caixa: atende as chamadas e as mensagens, organiza as reservas e guarda quem vem e o que pediu.
Sim, com os lembretes de consultas por WhatsApp, que saem com uma mensagem aprovada pela Meta antes do dia da reserva.
Mostramos-lhe como o agente de voz responderia com a sua carta e os seus turnos, e o que a sala veria de cada reserva.
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