Clínicas e consultórios de fisioterapia
Enquanto trata um paciente, o agente esclarece horários e preços e oferece vagas com a duração de cada tratamento. O que é clínico não entra na conversa.
Fisioterapia
O Aipiter liga o WhatsApp da clínica a uma agenda por fisioterapeuta e a uma lista de tratamentos com a sua duração e a sua tarifa. O agente de IA responde com a informação publicada pela clínica, oferece horas livres e prepara cada marcação, que o paciente confirma com um botão. Não pede sintomas nem diagnósticos e, se alguém descrever uma urgência, diz-lhe que ligue para o 112 e passa a conversa à receção. Cada paciente tem a sua ficha com as suas marcações, as suas mensagens e as suas decisões de contacto.
Um dia na clínica
Um dia numa clínica com três fisioterapeutas, desde antes do primeiro paciente até à noite.
A receção revê o que chegou durante a noite: duas primeiras consultas e uma revisão, cada uma com o seu horário já guardado, e confirma cada marcação escrevendo ao paciente a partir de Conversas.
O agente não repete o que lhe conta nem lhe pergunta sobre isso: explica-lhe que não envie dados de saúde por esse canal. Como a clínica tem as dúvidas clínicas em «Passa sempre a uma pessoa», uma fisioterapeuta recolhe a conversa.
Um paciente escreve que não pode vir. O agente encontra a sua marcação, oferece-lhe outras horas livres e, ao confirmar, o horário de quinta-feira fica livre para outra pessoa.
O seu pedido de acesso fica anotado na sua ficha, em «Privacidade», e a equipa revê-o antes de responder.
Um paciente já não quer receber mensagens por WhatsApp. O pedido fica anotado para esse canal, o servidor confirma-lho e já não receberá respostas automáticas.
Chega uma primeira consulta para a próxima semana. O seu horário deixa de ser oferecido e a receção vai confirmá-la de manhã.
Seis tarefas de uma clínica de fisioterapia e como se dividem com o Aipiter.
Cada tratamento tem a sua «Duração da visita» e, se for preciso, uma margem para preparar a marquesa. Uma primeira consulta de uma hora oferece horários de uma hora; uma sessão de 45 minutos, os seus. Com isso e o horário de cada fisioterapeuta, os horários calculam-se sozinhos ao consultar a disponibilidade.
Cada fisioterapeuta é um recurso que dá consulta nos seus períodos, dia a dia. Se alguém não trabalha às sextas-feiras à tarde, esse período não é oferecido com essa pessoa. Cada tratamento está ligado ao seu profissional principal, por isso o agente não oferece uma técnica com quem não a faz.
O paciente aceita a proposta carregando em Confirmar, e a marcação entra como «Pendente de confirmação» com o seu horário guardado até a receção lhe escrever. Mudar de hora ou anular segue o mesmo caminho. O percurso completo explica-se em marcações e reservas.
O agente está proibido de pedir ou repetir informação de saúde. Além disso, em «Passa sempre a uma pessoa» a clínica escreve os temas que a IA nunca resolve, como dúvidas sobre uma lesão ou um tratamento. Como se distribuem: atendimento ao cliente.
Cada ficha guarda as «Decisões de contacto» por finalidade, e uma recusa regista-se a partir daí. Pedidos de acesso e de apagamento ficam no separador «Privacidade», com os seus recibos, para que a equipa os atenda. Se o paciente recusar mensagens, isso fica anotado para esse canal e o agente para de lhe responder.
A ficha reúne as marcações do paciente, com o seu estado, e as suas conversas. Nas listagens, o telefone e o e-mail ficam ocultos. Vive no CRM, à parte de qualquer programa clínico da clínica.
Preparação
Uma sessão de preparação consigo e dois passos que se repetem com cada paciente.
Carregamos os seus tratamentos com duração e tarifa, cada fisioterapeuta com os seus períodos e a lista de temas que uma pessoa atende sempre.
O agente responde a horários e tarifas, oferece os horários que cabem e deixa a marcação pronta para que o paciente a aceite.
As marcações entram na agenda ocupando o seu horário, e a receção escreve a cada paciente pela conversa para lha confirmar.
O Aipiter não é um programa de processo clínico. Não guarda diagnósticos, avaliações nem notas de tratamento, e não substitui o software clínico que já usa.
Ocupa-se do que acontece antes da marquesa: quem pede marcação, para que tratamento, a que hora e com quem. E a informação que a clínica publica para o agente é marcada como livre de dados de pacientes antes de ser publicada.
O que um paciente escreve na conversa fica na sua conversa, por isso importa quem entra. Os telefones aparecem ocultos nas listas, cada pessoa da equipa acede segundo o seu papel e entrar exige um código por e-mail e outro da aplicação do telemóvel.
O modelo de IA é processado em servidores da União Europeia. O tratamento de dados detalha-se em privacidade, e a sua proteção, em segurança.
Uma reabilitação costuma levar várias sessões. Quando o paciente escreve para a seguinte, a sua ficha já tem as anteriores, e a receção vê num relance quando veio pela última vez.
Se preferir que lhe falem em catalão, o agente fá-lo e deixa-o registado na sua ficha como idioma de atendimento.
Trata de tudo o que rodeia a consulta: a agenda de cada fisioterapeuta, primeiras consultas e alterações, as conversas de WhatsApp e as chamadas da clínica e uma ficha por paciente. O processo clínico continua no seu programa clínico.
Escreve para o WhatsApp da clínica. O agente oferece-lhe horários para o tratamento que procura, prepara-lhe a marcação e o paciente carrega em Confirmar; depois, a receção escreve-lhe a confirmar.
É para isso que serve o agente de voz: atende com a informação da clínica, propõe horários para o tratamento pedido e deixa a marcação apontada para a receção confirmar. Na conversa do paciente fica anotado o que precisava; a chamada não é gravada.
O agente não os repete nem os pede, e pede ao paciente que não os partilhe por essa via. Se a clínica tiver essas dúvidas em «Passa sempre a uma pessoa», a conversa passa para um profissional.
Não é um processo clínico: a ficha guarda contacto, marcações e conversas. Se o paciente escrever algo de saúde na conversa, fica na sua conversa, com acesso segundo o papel de cada pessoa da equipa.
Sim. Esse pedido fica registado na secção de privacidade da sua ficha, com o seu recibo, e a equipa trata dele.
Sim. O agente prepara a alteração ou a anulação, o paciente confirma-a com um botão e o horário anterior fica livre.
Vemos juntos os seus tratamentos, os seus fisioterapeutas e os seus períodos carregados no Aipiter, com marcações como as da sua clínica.
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