Marcações, orçamentos e reparações
Quando o telefone da oficina toca, responde o agente de voz e anota a marcação; depois, orçamento, ordem de trabalho e peças continuam no mesmo painel.
Oficinas
O Aipiter atende as marcações de uma oficina por telefone, onde responde o agente de voz, e por WhatsApp, onde o faz o assistente, e trata do que vem depois no mesmo painel: o orçamento com os seus preços, a ordem de trabalho com as suas peças e o stock do armazém. Cada carro fica com o seu cliente, as suas visitas e os seus orçamentos. Se fatura com o Holded, a fatura continua a sair de lá.
Uma terça-feira na oficina
Uma terça-feira numa oficina de quatro mecânicos, da porta aberta ao último carro entregue.
Ao abrir, três pedidos de marcação que entraram à noite por WhatsApp esperam na agenda, cada um com o carro e o problema. Confirmam-se a partir da conversa de cada cliente.
Ninguém pode pegar no telefone, por isso atende a voz do Aipiter: é uma revisão antes de uma viagem. Propõe os horários de quinta e o pedido fica anotado.
Depois de ver o carro, o chefe de oficina prepara o orçamento no telemóvel: peças e mão de obra saem com os seus preços. Segue em PDF, com o seu logótipo, e fica à espera de resposta.
A ordem de trabalho de um Golf assinala um bloqueio: não restam pastilhas dessa medida. O stock baixo já preparou o pedido de compra ao fornecedor, à espera da sua aprovação.
Um cliente pergunta por WhatsApp. O agente não inventa: passa a pergunta à equipa, que vê na ordem que o carro está terminado e responde na mesma conversa.
Liga alguém com um carro que não pega. O agente regista o problema e um telefone de contacto, oferece o primeiro horário livre e deixa-o assinalado para a equipa logo de manhã.
Seis momentos do dia numa oficina e quem trata de cada um no Aipiter.
As chamadas continuam a entrar pelo número habitual da oficina e, do outro lado, está a voz do Aipiter, que sabe o seu horário, os serviços e que horários restam. Nada é gravado; o pedido fica por escrito.
Configura quantos carros cabem e quanto dura cada serviço, e os agentes só oferecem o que está livre. Se alguém cancela, a vaga é oferecida a quem espera. Como funciona: marcações e reservas.
Peças e mão de obra saem do seu catálogo, as contas são feitas pelo programa e o orçamento segue com o seu logótipo. Mais no programa de orçamento.
Cada carro tem a sua ordem com o mecânico, as peças, a lista de verificação e as fotos. Se falta algo, a ordem assinala-o. Mais em ordens de trabalho.
O controlo de stock gere as peças por prateleira ou armazém e, quando algo desce abaixo do mínimo, prepara a compra ao fornecedor para a aprovar.
O cliente, os seus carros, as suas visitas e os seus orçamentos ficam no CRM. Da próxima vez que ligar, a equipa sabe o que lhe foi feito.
Arranque
Um só arranque consigo; a partir daí, cada carro faz o mesmo percurso.
Configuramos consigo os serviços com a duração, os preços de mão de obra e as peças. Se os tem em Excel ou no Holded, entram por ficheiro ou por ligação.
Por telefone ou por WhatsApp, os agentes propõem os horários livres; cada marcação fica pendente até a oficina a confirmar.
Do orçamento aceite sai a ordem de trabalho, com as suas peças e o seu mecânico, até o carro ser entregue.
Numa oficina, quem podia atender o telefone costuma estar debaixo de um carro. As chamadas para marcar chegam a qualquer momento, e uma que ninguém atende é um cliente que experimenta a oficina do lado.
Avisa que é um assistente e não dá preços nem diagnósticos que a oficina não tenha publicado.
O mesmo serve para uma oficina de chapa e pintura, uma de motos, um serviço técnico de eletrodomésticos ou uma empresa de obras: marcação, orçamento, ordem de trabalho e peças, e em cada uma muda a lista de serviços e a forma de chamar as coisas.
O Aipiter não emite faturas: se fatura com o Holded, a fatura continua a sair de lá e o painel relaciona cada orçamento com a sua fatura quando tem esses dados. Liga-se por integrações.
Cobre as marcações por telefone e WhatsApp, os orçamentos, as ordens de trabalho, as peças e o que se fez a cada carro. A faturação continua no seu programa, como o Holded.
Só os preços que tiver publicados, como uma mudança de óleo. Um diagnóstico ou o orçamento de uma avaria são dados pela oficina depois de ver o carro.
Sim, por WhatsApp ou por telefone. O agente passa a pergunta à equipa, que vê o estado na ordem de trabalho e responde na mesma conversa.
Sim. O controlo de stock sabe que peças há, avisa quando algo desce abaixo do mínimo e prepara a compra ao fornecedor para a aprovar.
Sim. Prepara-se e envia-se no navegador do telemóvel, já com o seu logótipo e os seus preços.
Sim, com um lembrete por WhatsApp para os clientes que o aceitaram, e podem confirmar ou mudar a marcação ao responder.
Os seus clientes, carros e peças podem ser trazidos para o Aipiter a partir de um ficheiro, revistos como rascunho e, a partir daí, manda um só sítio.
Mostramos-lhe, com um dia real da sua oficina, como o agente atenderia as suas chamadas e como segue cada carro até à entrega.
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