Consultórios e centros de psicologia
Os pedidos de primeira consulta e as alterações de hora chegam organizados à caixa de entrada e à agenda, com os números de telefone ocultos. O agente trata do administrativo, ou fica em pausa e responde o próprio profissional.
Psicólogos
O Aipiter recolhe os pedidos de marcação que chegam ao WhatsApp do consultório, leva-os para uma agenda por profissional e guarda cada paciente no CRM com as marcações e as decisões de contacto de cada um. Se o ativar, o agente de IA propõe horas e prepara marcações, sem nunca pedir informação de saúde; se preferir responder pessoalmente, deixa-o em pausa.
Um dia no consultório
Um dia de uma psicóloga que partilha o centro com um colega, da primeira sessão à noite.
Antes de começar, a psicóloga vê na agenda um pedido de primeira consulta, com o horário já reservado, e escreve a essa pessoa a partir de Conversas para lho confirmar.
Alguém pergunta se há vaga esta semana. O agente mostra-lhe os horários livres da sua agenda, prepara a marcação e a pessoa confirma-a com o botão.
Uma pessoa escreve que quer falar com a psicóloga antes de reservar. O agente avisa a equipa e ela responde ao terminar a sessão.
Um paciente não pode na terça-feira. O agente procura a sua marcação, propõe-lhe outras horas e, quando escolhe uma, a terça-feira volta a ficar livre.
Com esse paciente, a psicóloga prefere responder sempre pessoalmente: carregou em «Pausar IA» na sua conversa e as mensagens esperam por ela.
Alguém escreve que não quer receber mais mensagens por WhatsApp. A recusa fica anotada para esse canal e o servidor confirma-a com um texto fixo.
Seis tarefas que costumam fazer-se com o telemóvel na mão, e como o Aipiter as organiza.
Cada pedido de marcação entra na agenda como pedido, ocupando o seu horário, e espera a sua resposta. Não fica enterrado entre as conversas do telemóvel. O percurso de uma marcação, com alterações e anulações, conta-se em marcações e reservas.
Nas listagens, o contacto de cada paciente aparece tapado, e cada pessoa da equipa acede segundo o seu papel: quem trata da receção não entra na configuração, e quem só consulta não pode escrever.
O agente está proibido de pedir ou repetir informação de saúde. Em «Passa sempre a uma pessoa» acrescenta os temas que a IA nunca resolve, como qualquer assunto pessoal ou clínico, e ele fica-se pelos horários, tarifas e marcações. Num consultório de saúde, se alguém descrever uma urgência, diz-lhe para ligar para o 112 e deixa-lhe a conversa a si.
Num centro com vários psicólogos, cada um é um recurso que atende nos seus períodos, dia a dia, e os horários saem daí.
Na ficha constam as «Decisões de contacto», uma por finalidade, e qualquer pedido para aceder aos dados ou apagá-los fica registado, com o seu recibo, para que o atenda. Se alguém recusar mais mensagens, fica anotado para esse canal e a partir daí o agente não lhe responde.
A ficha guarda todas as marcações do paciente e o estado de cada uma, junto das suas conversas. Nada mais: o Aipiter não guarda notas de sessão. Quem sai da equipa perde o acesso com «Retirar da equipa», e as fichas continuam no consultório.
Como começar
A primeira tomamo-la juntos; as outras duas definem como vai trabalhar todos os dias.
Carregamos os seus tipos de sessão, quanto dura cada um e o seu horário, e decidimos consigo que temas vão sempre para uma pessoa ou se prefere o agente em pausa.
Os pedidos chegam à caixa de entrada. Com o agente ativo, propõe horas e prepara a marcação; em pausa, a mensagem espera por si.
Os pedidos esperam com a hora reservada, e o sim é dado por si ao paciente, escrevendo-lhe na conversa.
Num consultório, saber quem pede marcação já é informação sensível. Por isso os telefones aparecem ocultos nas listagens, cada papel vê só os seus ecrãs e no painel as conversas leem-se, mas para responder é preciso ir à caixa de entrada, que verifica a permissão de quem escreve.
As notas privadas da caixa de entrada não chegam ao agente, e o modelo de IA trabalha dentro da União Europeia. As restantes medidas estão em segurança.
O Aipiter não guarda notas de sessão, diagnósticos nem relatórios, e não substitui a ferramenta clínica que já usa. O seu terreno é o de antes: o pedido, a hora e o aviso.
O que um paciente escrever na conversa fica na sua conversa, e por isso o acesso vai por papel e o que não é administrativo é encaminhado para uma pessoa.
Há consultórios que querem que alguém proponha horas a qualquer hora, e outros que preferem responder sempre pessoalmente. O Aipiter serve para os dois: o agente ativa-se ou pausa-se em todo o consultório e também conversa a conversa.
Quando está ativo, o servidor antepõe à primeira resposta um aviso de que atende um assistente virtual e de que se pode pedir para falar com uma pessoa.
Trata da parte administrativa do consultório: a agenda, as primeiras consultas e as alterações, o WhatsApp e o telefone, e uma ficha por paciente. As notas de sessão e o processo clínico continuam fora do Aipiter.
Não precisa de atender: responde por si o agente de voz, com os seus horários e honorários, oferece horas livres e deixa-lhe a marcação para confirmar. Não grava nada: só deixa anotada na conversa dessa pessoa a hora que queria.
Sim. Com «Assistente em pausa» na sua configuração, cada mensagem nova chega-lhe a si, na fila das que precisam de atenção. Também pode pausá-lo só em algumas conversas.
As pessoas da sua equipa, segundo o seu papel. Nas listas, os dados de contacto aparecem tapados, e entrar exige dois códigos.
Não pede nem repete informação de saúde, e o que puser em «Passa sempre a uma pessoa» é encaminhado para a equipa. Além disso, avisa desde o início de que é um assistente virtual.
Não. O Aipiter não é um processo clínico: guarda marcações, conversas e decisões de contacto.
Escreve para o WhatsApp do consultório. Com o agente ativo, recebe horas livres e uma marcação preparada; em pausa, a mensagem chega-lhe a si. Nos dois casos, a confirmação é dada por si.
Revemos a sua agenda, a caixa de entrada e os controlos de privacidade, e definimos consigo o que o agente faz e o que deixa sempre nas suas mãos.
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